Điều Tra Gian Lận Nội Bộ Doanh Nghiệp Bảo Mật, Khách Quan

Gian lận nội bộ thường không bắt đầu bằng một sự cố lớn. Nó có thể xuất hiện từ những khoản chi nhỏ không rõ căn cứ, số liệu kho chênh lệch, doanh thu tại chi nhánh không tương ứng với hoạt động thực tế hoặc dữ liệu khách hàng bất ngờ bị chuyển ra bên ngoài.

Nếu không được phát hiện và xử lý đúng thời điểm, hành vi gian lận có thể tiếp tục lặp lại, gây thất thoát tài sản, rò rỉ bí mật kinh doanh, ảnh hưởng uy tín và làm suy yếu hệ thống quản trị của doanh nghiệp.

Dịch vụ điều tra gian lận nội bộ của Thám tử An Long hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra, đối chiếu và xác minh các dấu hiệu bất thường liên quan đến nhân sự, hàng hóa, dòng tiền, nhà cung cấp, khách hàng, đại lý và hoạt động thực tế tại chi nhánh.

Mỗi vụ việc được đánh giá riêng dựa trên:

Mục tiêu doanh nghiệp cần làm rõ;
Những thông tin và tài liệu hiện có;
Cá nhân, bộ phận hoặc địa điểm liên quan;
Mức độ khẩn cấp của vụ việc;
Phạm vi xác minh phù hợp;
Rủi ro bảo mật và rủi ro pháp lý;
Hình thức báo cáo doanh nghiệp cần nhận.

An Long không mặc định nghi vấn ban đầu là kết luận cuối cùng. Quá trình xác minh hướng đến việc làm rõ dữ kiện một cách khách quan, phân biệt giữa thông tin đã được kiểm chứng, dấu hiệu cần tiếp tục làm rõ và nội dung chưa đủ căn cứ kết luận.

Doanh nghiệp đang phát hiện dấu hiệu thất thoát hoặc rò rỉ thông tin?
Gọi trực tiếp: 0898 004 874
Trao đổi bảo mật qua Zalo: 0898 004 874

Doanh nghiệp có thể mô tả tình huống ban đầu mà chưa cần gửi toàn bộ hồ sơ. Sau khi tiếp nhận, An Long sẽ đánh giá sơ bộ tính khả thi, phạm vi cần kiểm tra và hướng triển khai phù hợp.

Điều tra gian lận nội bộ là gì?

Điều tra gian lận nội bộ là quá trình thu thập, đối chiếu, kiểm tra và xác minh những dấu hiệu cho thấy một hoặc nhiều cá nhân có thể đang lợi dụng vị trí, quyền hạn, quy trình hoặc tài sản của tổ chức để thu lợi bất chính hoặc gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Theo cách phân loại của Hiệp hội các Nhà điều tra gian lận được chứng nhận – ACFE, gian lận nghề nghiệp có thể xảy ra khi nhân viên, người quản lý hoặc lãnh đạo sử dụng vị trí của mình để lừa dối chính tổ chức mà họ đang làm việc.

Gian lận nội bộ có thể liên quan đến:

Biển thủ tiền hoặc tài sản;
Trộm cắp hàng hóa, vật tư;
Làm giả hoặc sửa đổi chứng từ;
Che giấu doanh thu;
Tạo chi phí không có thật;
Nhận hoa hồng trái quy định;
Thông đồng với nhà cung cấp;
Chuyển khách hàng sang đơn vị khác;
Rò rỉ dữ liệu và bí mật kinh doanh;
Lợi dụng quyền hạn để ưu tiên người có liên quan;
Gian lận tuyển dụng, lương hoặc chấm công;
Thành lập hoạt động kinh doanh riêng để cạnh tranh với doanh nghiệp.

Mục tiêu của việc điều tra không chỉ là xác định “ai đã làm”, mà còn phải làm rõ:

Dấu hiệu gian lận có thực sự tồn tại hay không;
Hành vi đã diễn ra theo phương thức nào;
Cá nhân hoặc bộ phận nào có liên quan;
Vụ việc bắt đầu từ thời điểm nào;
Tài sản, dữ liệu hoặc hoạt động nào bị ảnh hưởng;
Lỗ hổng nào trong quy trình đã tạo điều kiện cho hành vi xảy ra;
Doanh nghiệp cần tiếp tục kiểm tra hoặc xử lý theo hướng nào.

Đây cũng là lý do hoạt động điều tra gian lận cần được thực hiện theo một kế hoạch cụ thể, thay vì chỉ dựa vào lời tố cáo, suy đoán hoặc đối chất cảm tính.

Doanh nghiệp đang gặp vấn đề rộng hơn về đối tác, nhân sự hoặc cạnh tranh có thể tham khảo thêm dịch vụ điều tra doanh nghiệp của Thám tử An Long.

Vì sao doanh nghiệp không nên xem nhẹ gian lận nội bộ?

Người thực hiện gian lận nội bộ thường là người hiểu rõ cách doanh nghiệp vận hành. Họ có thể biết:

Ai có quyền phê duyệt;
Thời điểm nào ít bị kiểm tra;
Chứng từ nào thường được xem xét sơ sài;
Vị trí nào không có camera hoặc giám sát;
Quy trình nào đang có khoảng trống;
Ai có quyền truy cập dữ liệu;
Cách hợp thức hóa một giao dịch bất thường;
Thời gian kiểm kê hoặc đối soát định kỳ;
Khả năng phản ứng của người quản lý.

Do đó, hành vi gian lận có thể được che giấu trong thời gian dài dưới hình thức một sai sót nghiệp vụ, chênh lệch nhỏ hoặc giao dịch tưởng như bình thường.

Occupational Fraud 2026: A Report to the Nations của ACFE phân tích 2.402 vụ gian lận nghề nghiệp thực tế. Tổng thiệt hại trong các vụ việc được nghiên cứu vượt 3,4 tỷ USD, cho thấy gian lận nội bộ không phải là rủi ro riêng của một ngành nghề hoặc một quy mô doanh nghiệp nhất định.

Đối với doanh nghiệp, thiệt hại không chỉ nằm ở khoản tiền hoặc hàng hóa bị mất. Hậu quả còn có thể bao gồm:

Thiệt hại tài chính trực tiếp

Doanh nghiệp có thể mất tiền mặt, hàng hóa, vật tư, tài sản, dữ liệu hoặc cơ hội kinh doanh. Trong nhiều trường hợp, thiệt hại kéo dài qua nhiều kỳ mới được phát hiện.

Mất khách hàng và thị phần

Nhân viên có thể chuyển dữ liệu khách hàng, báo giá, lịch sử giao dịch hoặc thông tin hợp đồng cho đối thủ hoặc doanh nghiệp do chính họ điều hành.

Rò rỉ bí mật kinh doanh

Công thức, quy trình, chính sách giá, kế hoạch mở rộng, chiến lược đấu thầu và dữ liệu nhà cung cấp có thể bị khai thác ngoài mục đích công việc.

Suy giảm niềm tin nội bộ

Nếu vụ việc không được xử lý khách quan, nhân sự còn lại có thể mất niềm tin vào hệ thống quản trị, cơ chế đánh giá và tính công bằng trong doanh nghiệp.

Phát sinh tranh chấp

Một quyết định kỷ luật hoặc yêu cầu bồi thường được đưa ra khi chưa đủ căn cứ có thể dẫn đến tranh chấp lao động, tranh chấp dân sự hoặc ảnh hưởng danh tiếng của doanh nghiệp.

Lỗ hổng tiếp tục tồn tại

Ngay cả khi một cá nhân nghỉ việc, hành vi gian lận vẫn có thể tái diễn nếu doanh nghiệp chưa xác định và khắc phục được lỗ hổng trong quy trình.

Vì vậy, một cuộc xác minh hiệu quả cần hướng đến cả hai mục tiêu: làm rõ vụ việc hiện tại và xác định nguyên nhân khiến gian lận có thể xảy ra.

Những dấu hiệu cảnh báo gian lận nội bộ

Không phải mọi sai lệch đều là gian lận. Tuy nhiên, khi nhiều biểu hiện bất thường xuất hiện đồng thời hoặc lặp lại trong thời gian dài, doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra có hệ thống.

Tiền, hàng hóa hoặc tài sản liên tục bị chênh lệch

Một số biểu hiện thường gặp:

Tiền thu thực tế không khớp với hệ thống;
Lượng hàng tồn kho thấp hơn số liệu;
Tài sản thường xuyên bị báo mất hoặc hư hỏng;
Vật tư tiêu hao nhanh hơn định mức;
Hàng đã nhập trên chứng từ nhưng không có trong kho;
Hàng bị chuyển đi nhưng thiếu phiếu xuất;
Số lượng giao nhận giữa các bộ phận không thống nhất.

Một lần chênh lệch có thể là sai sót. Nhưng nếu sai lệch thường xuyên xảy ra tại cùng một ca làm việc, chi nhánh, kho hàng hoặc nhóm nhân sự, doanh nghiệp cần khoanh vùng để xác minh.

Doanh thu giảm nhưng hoạt động thực tế không giảm

Doanh nghiệp nên chú ý khi:

Lượng khách vẫn ổn định nhưng doanh số liên tục giảm;
Số đơn hàng thực tế khác số liệu được báo cáo;
Nhân viên yêu cầu khách hàng chuyển tiền vào tài khoản ngoài hệ thống;
Hàng hóa được bán nhưng không xuất hóa đơn hoặc không ghi nhận doanh thu;
Khách hàng cũ chuyển sang giao dịch với một đơn vị có liên quan đến nhân viên;
Tỷ lệ hủy đơn, hoàn hàng hoặc giảm giá tăng bất thường.

Tình trạng này thường xuất hiện tại các mô hình có nhiều chi nhánh, cửa hàng, đại lý hoặc nhân viên bán hàng hoạt động độc lập.

Chi phí mua hàng tăng bất thường

Các dấu hiệu cần kiểm tra gồm:

Giá mua cao hơn mặt bằng thị trường;
Chỉ một nhóm nhà cung cấp thường xuyên được lựa chọn;
Hồ sơ báo giá có hình thức hoặc nội dung tương tự nhau;
Đơn hàng được chia nhỏ để tránh cấp phê duyệt cao hơn;
Chất lượng hàng hóa giảm nhưng giá không giảm;
Nhà cung cấp mới có quan hệ với nhân sự phụ trách;
Nhân viên phản ứng bất thường khi doanh nghiệp đề nghị thay đổi nhà cung cấp.

Doanh nghiệp có thể cần kết hợp kiểm tra chứng từ với hoạt động xác minh thực tế của nhà cung cấp và mối quan hệ giữa các bên.

Dữ liệu khách hàng hoặc bí mật kinh doanh bị rò rỉ

Một số tình huống phổ biến:

Đối thủ liên hệ chính xác với nhóm khách hàng vừa giao dịch;
Báo giá nội bộ bị bên ngoài biết trước;
Danh sách khách hàng được sử dụng cho hoạt động kinh doanh riêng;
Tài liệu được tải xuống, sao chép hoặc gửi ra ngoài ngoài thời gian làm việc;
Một nhân sự truy cập dữ liệu không thuộc phạm vi nhiệm vụ;
Khách hàng nhận được lời mời từ đơn vị do nhân viên hoặc người thân của nhân viên điều hành.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần nhanh chóng bảo toàn nhật ký hệ thống, phân quyền truy cập, email công việc và những tài liệu thuộc quyền quản lý hợp pháp của doanh nghiệp.

Nhân viên thường xuyên né tránh kiểm tra hoặc phá vỡ quy trình

Các biểu hiện có thể bao gồm:

Không muốn bàn giao công việc;
Từ chối nghỉ phép hoặc thay ca;
Giữ riêng mật khẩu, sổ sách hoặc dữ liệu;
Thường xuyên bổ sung chứng từ sau;
Tự xử lý công việc ngoài thẩm quyền;
Không cho nhân sự khác tiếp xúc với nhà cung cấp hoặc khách hàng;
Phản ứng mạnh khi bị yêu cầu đối chiếu;
Đưa ra nhiều lời giải thích không nhất quán.

Những biểu hiện này chưa đủ để kết luận có gian lận, nhưng có thể là cơ sở để doanh nghiệp rà soát lại quyền truy cập và quy trình kiểm soát.

Xuất hiện thư tố giác hoặc phản ánh nội bộ

Thư tố giác có thể cung cấp thông tin quan trọng nhưng cũng có thể xuất phát từ mâu thuẫn cá nhân. Doanh nghiệp không nên lập tức kết luận người bị phản ánh có sai phạm.

Thông tin cần được đánh giá dựa trên:

Mức độ cụ thể của nội dung;
Thời gian và địa điểm được đề cập;
Tài liệu hoặc sự kiện có thể kiểm tra;
Người nào có khả năng biết sự việc;
Động cơ và mối quan hệ giữa các bên;
Những dữ kiện độc lập có thể đối chiếu.

Một quy trình xác minh khách quan giúp bảo vệ cả doanh nghiệp và người đang bị nghi ngờ.

Lưu ý quan trọng: Không nên đối chất ngay khi chưa bảo toàn dữ liệu và chưa xác định phạm vi vụ việc. Việc phản ứng quá sớm có thể khiến tài liệu bị xóa, tài sản bị di chuyển hoặc những người liên quan thống nhất lời giải thích.

Liên hệ đánh giá tình huống bảo mật:

Hotline: 0898 004 874
Zalo: 0898 004 874
Biểu mẫu liên hệ: Liên hệ Thám tử An Long

Các hình thức gian lận nội bộ thường gặp

Mỗi bộ phận có đặc điểm hoạt động và rủi ro khác nhau. Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng loại hành vi trước khi xây dựng phương án kiểm tra.

Biển thủ tiền và tài sản doanh nghiệp

Biển thủ xảy ra khi cá nhân lợi dụng quyền quản lý hoặc tiếp cận tài sản để chiếm đoạt, sử dụng hoặc chuyển tài sản của doanh nghiệp cho mục đích riêng.

Hành vi có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức:

Giữ lại tiền khách hàng đã thanh toán;
Tạo khoản chi không có thật;
Làm giả đề nghị thanh toán;
Sử dụng hóa đơn của giao dịch khác;
Nâng giá trị mua hàng;
Chiếm dụng tiền tạm ứng;
Sử dụng phương tiện, thiết bị hoặc tài sản công ty cho mục đích cá nhân;
Chuyển tài sản cho người có liên quan;
Cố ý báo mất, hư hỏng hoặc tiêu hủy để che giấu hành vi.

Để làm rõ vụ việc, doanh nghiệp thường cần đối chiếu chứng từ, quyền phê duyệt, dòng thời gian giao dịch và hoạt động thực tế của những người liên quan.

Trộm cắp hàng hóa, nguyên vật liệu và thành phẩm

Hành vi có thể diễn ra tại kho, nhà máy, cửa hàng, khu vực giao nhận hoặc trong quá trình vận chuyển.

Một số phương thức thường gặp:

Đưa hàng ra ngoài không có phiếu xuất;
Ghi thiếu số lượng hàng đã nhận;
Khai tăng tỷ lệ hàng hư hỏng;
Đánh tráo sản phẩm;
Thay đổi chất lượng nguyên liệu;
Thông đồng với bảo vệ hoặc đơn vị vận chuyển;
Lợi dụng thời điểm giao ca;
Tạo đơn hàng hoặc phiếu điều chuyển không có thật;
Chuyển hàng sang địa điểm kinh doanh riêng.

Trong trường hợp này, việc chỉ kiểm tra sổ sách có thể chưa đủ. Doanh nghiệp có thể cần đối chiếu hoạt động giao nhận, lịch trình phương tiện và những điểm hàng hóa thực tế được chuyển đến.

Gian lận trong mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp

Bộ phận mua hàng có thể phát sinh xung đột lợi ích khi người phụ trách có quan hệ tài chính, gia đình hoặc kinh doanh với nhà cung cấp.

Các dấu hiệu thường gặp:

Nhận tiền hoa hồng hoặc lợi ích cá nhân;
Thông đồng nâng giá;
Lựa chọn nhà cung cấp không đủ năng lực;
Giả mạo báo giá cạnh tranh;
Cung cấp thông tin đấu thầu cho một bên;
Chấp nhận hàng hóa không đúng tiêu chuẩn;
Ký xác nhận khi chưa nhận đủ hàng;
Chia nhỏ hợp đồng để né quy trình;
Ưu tiên doanh nghiệp do người thân đứng tên.

Trong một số hồ sơ, doanh nghiệp cần xác minh cả tư cách pháp lý, địa điểm hoạt động, năng lực thực tế và mối quan hệ giữa nhân sự nội bộ với nhà cung cấp.

Nếu nghi vấn liên quan đến lý lịch hoặc thông tin của một cá nhân cụ thể, có thể tham khảo dịch vụ xác minh nhân thân.

Gian lận bán hàng và doanh thu

Nhân viên kinh doanh có thể lợi dụng quyền tiếp xúc khách hàng, quyền báo giá hoặc chính sách chiết khấu để trục lợi.

Các hành vi có thể bao gồm:

Bán hàng ngoài hệ thống;
Giữ lại một phần tiền khách thanh toán;
Tự ý giảm giá để nhận lợi ích riêng;
Tạo khách hàng hoặc đơn hàng không có thật;
Ghi nhận doanh số cho người khác;
Chuyển khách hàng sang doanh nghiệp riêng;
Thỏa thuận với khách hàng để rút tiền hoàn hoặc tiền khuyến mại;
Cố ý tạo công nợ khó thu;
Làm giả biên bản giao nhận.

Những vụ việc này thường cần đối chiếu dữ liệu trên hệ thống với hoạt động thực tế, phản hồi của khách hàng, lịch trình giao nhận và mối quan hệ ngoài doanh nghiệp.

Gian lận tiền lương, chấm công và hồ sơ nhân sự

Những sai phạm trong quản lý nhân sự có thể bao gồm:

Tạo nhân viên không có thật;
Khai tăng giờ làm;
Chấm công hộ;
Làm giả công tác phí;
Sử dụng bằng cấp hoặc chứng chỉ giả;
Khai không đúng kinh nghiệm;
Thông đồng trong tuyển dụng;
Nhận lợi ích để đưa người vào vị trí;
Che giấu quan hệ giữa ứng viên và người tuyển dụng;
Chi trả lương, thưởng không đúng đối tượng.

Với các vị trí quản lý, tài chính, kho vận hoặc nhân sự cấp cao, doanh nghiệp nên thực hiện xác minh phù hợp trước khi tuyển dụng hoặc bổ nhiệm, thay vì chỉ kiểm tra sau khi đã xảy ra thiệt hại.

Rò rỉ dữ liệu và bí mật kinh doanh

Dữ liệu có thể bị rò rỉ qua:

Email cá nhân;
Thiết bị lưu trữ;
Ứng dụng nhắn tin;
Tài khoản đám mây;
Bản in tài liệu;
Ảnh chụp màn hình;
Người trung gian;
Nhà cung cấp công nghệ;
Nhân viên đã nghỉ việc nhưng chưa bị thu hồi quyền truy cập.

Quá trình xử lý cần phối hợp giữa bộ phận công nghệ, pháp chế, quản lý dữ liệu và người có trách nhiệm điều tra. Chỉ những tài khoản, thiết bị và hệ thống thuộc quyền quản lý hợp pháp của doanh nghiệp mới nên được kiểm tra theo đúng quy trình nội bộ và quy định pháp luật.

Xung đột lợi ích và cạnh tranh ngầm

Xung đột lợi ích xuất hiện khi lợi ích cá nhân ảnh hưởng hoặc có khả năng ảnh hưởng đến quyết định mà nhân sự phải đưa ra vì lợi ích của doanh nghiệp.

Ví dụ:

Nhân viên sở hữu doanh nghiệp cung cấp hàng cho công ty;
Người quản lý ưu tiên công ty của người thân;
Nhân viên chuyển cơ hội kinh doanh cho đơn vị bên ngoài;
Người phụ trách bán hàng thành lập doanh nghiệp cạnh tranh;
Nhân sự sử dụng dữ liệu của công ty để kinh doanh riêng;
Người có quyền phê duyệt nhận lợi ích từ đối tác;
Quản lý tuyển dụng hoặc ký hợp đồng với người có quan hệ cá nhân mà không khai báo.

Không phải mọi quan hệ cá nhân đều là gian lận. Vấn đề cần làm rõ là quan hệ đó có được khai báo hay không, có ảnh hưởng đến quyết định công việc hay không và có gây thiệt hại cho doanh nghiệp hay không.

Dấu hiệu gian lận theo từng bộ phận doanh nghiệp

Dấu hiệu bất thường tại kho hàng

Số liệu nhập, xuất và tồn không khớp;
Tỷ lệ hàng hư hỏng tăng;
Giao nhận diễn ra ngoài khung giờ thông thường;
Chứng từ được bổ sung sau;
Một người cùng kiểm soát nhiều khâu;
Camera thường xuyên mất tín hiệu tại thời điểm nhạy cảm;
Hàng được chuyển tới địa điểm không nằm trong kế hoạch;
Nhân viên không muốn luân chuyển vị trí;
Việc kiểm kê thường xuyên bị trì hoãn.

Dấu hiệu bất thường tại phòng mua hàng

Chỉ sử dụng một nhóm nhà cung cấp;
Giá mua cao hơn thị trường;
Chất lượng hàng hóa giảm;
Các báo giá có lỗi trình bày giống nhau;
Đơn hàng bị chia nhỏ;
Nhân viên có nhiều cuộc gặp riêng với nhà cung cấp;
Hồ sơ năng lực của nhà cung cấp không đầy đủ;
Có sự chênh lệch lớn giữa hợp đồng và hàng được giao.

Dấu hiệu bất thường tại phòng kế toán – tài chính

Khoản tạm ứng tồn tại kéo dài;
Chứng từ thiếu chữ ký hoặc được ký bổ sung;
Tài khoản thanh toán thường xuyên thay đổi;
Nhiều giao dịch tròn số;
Chi phí tăng mạnh vào cuối kỳ;
Giao dịch được chia nhỏ;
Một người vừa tạo, vừa phê duyệt, vừa đối soát giao dịch;
Công nợ được điều chỉnh không rõ lý do;
Nhà cung cấp nhận tiền nhưng không có hoạt động thực tế tương ứng.

Dấu hiệu bất thường tại bộ phận bán hàng

Doanh thu giảm trong khi lượng khách không giảm;
Tỷ lệ hủy đơn hoặc hoàn hàng tăng;
Chiết khấu vượt mức cho phép;
Khách hàng thanh toán vào tài khoản cá nhân;
Nhân viên từ chối cập nhật thông tin khách hàng lên hệ thống;
Khách cũ chuyển sang doanh nghiệp có liên quan;
Công nợ tăng bất thường;
Nhân viên giữ riêng danh sách khách hàng.

Dấu hiệu bất thường tại chi nhánh hoặc đại lý

Số liệu báo cáo không tương ứng với lưu lượng khách;
Hàng hóa được điều chuyển ngoài kế hoạch;
Chi nhánh thường xuyên báo lỗi hệ thống;
Doanh số thấp nhưng lượng hàng nhập cao;
Giao dịch diễn ra ngoài phần mềm quản lý;
Chi phí vận hành tăng không rõ nguyên nhân;
Nhân sự tại chi nhánh có quan hệ với nhà cung cấp địa phương;
Hàng hóa được bán qua một địa điểm khác.

Những dấu hiệu trên chỉ có ý nghĩa cảnh báo. Doanh nghiệp không nên sử dụng riêng một biểu hiện để cáo buộc hoặc xử lý một cá nhân.

Doanh nghiệp cần làm gì khi mới phát hiện dấu hiệu gian lận?

Phản ứng trong giai đoạn đầu có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng làm rõ vụ việc. Doanh nghiệp nên ưu tiên bảo toàn thông tin thay vì lập tức đối chất.

1. Bảo toàn tài liệu và dữ liệu hiện có

Doanh nghiệp nên:

Giữ nguyên tài liệu gốc;
Không chỉnh sửa file;
Ghi nhận thời gian phát hiện;
Sao lưu dữ liệu theo quy trình nội bộ;
Ghi nhận người đã tiếp cận tài liệu;
Bảo quản chứng từ tại nơi an toàn;
Không chuyển tiếp hồ sơ qua nhóm đông người;
Lập danh sách các hệ thống hoặc tài khoản có liên quan.

Đối với dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp cần xác định rõ cơ sở, mục đích, phạm vi và trách nhiệm xử lý. Có thể tham khảo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

2. Giới hạn số người biết vụ việc

Chỉ nên để những người có trách nhiệm trực tiếp tiếp cận hồ sơ, chẳng hạn:

Người đại diện doanh nghiệp;
Thành viên ban kiểm soát;
Bộ phận pháp chế;
Người phụ trách kiểm soát nội bộ;
Luật sư;
Đầu mối làm việc với đơn vị xác minh.

Càng nhiều người biết kế hoạch, nguy cơ tài liệu bị xóa, thông tin bị chuyển ra ngoài hoặc người liên quan thay đổi hành vi càng cao.

3. Lập dòng thời gian ban đầu

Dòng thời gian nên ghi nhận:

Thời điểm dấu hiệu đầu tiên xuất hiện;
Giao dịch hoặc sự kiện bất thường;
Người có quyền truy cập;
Những thay đổi nhân sự gần đây;
Các lần kiểm tra đã thực hiện;
Những lời giải thích đã được đưa ra;
Các tài liệu hiện có;
Thiệt hại tạm tính;
Những địa điểm có liên quan.

Dòng thời gian giúp xác định phạm vi điều tra và tránh việc thu thập quá nhiều thông tin không cần thiết.

4. Không đối chất quá sớm

Đối chất khi chưa có kế hoạch có thể khiến:

Tài liệu bị tiêu hủy;
Dữ liệu bị xóa;
Tài sản bị di chuyển;
Các bên thống nhất lời khai;
Nhân sự liên quan nghỉ việc;
Nhà cung cấp ngừng hoạt động;
Quá trình xác minh bị lộ;
Doanh nghiệp phát sinh tranh chấp không cần thiết.

Thời điểm làm việc trực tiếp với người bị nghi ngờ nên được cân nhắc cùng bộ phận pháp chế, nhân sự hoặc luật sư.

5. Không tự ý sử dụng công cụ xâm nhập

Doanh nghiệp không nên:

Hack email hoặc mạng xã hội;
Đọc trộm tin nhắn cá nhân;
Cài phần mềm gián điệp;
Nghe lén trái phép;
Mua dữ liệu bị rò rỉ;
Truy cập tài khoản không được phân quyền;
Dùng thiết bị định vị trái phép;
Làm giả hoặc chỉnh sửa tài liệu;
Dàn dựng tình huống để tạo chứng cứ.

Điều 38 Bộ luật Dân sự 2015 quy định quyền đối với đời sống riêng tư, bí mật cá nhân và bí mật gia đình. Doanh nghiệp có thể tham khảo văn bản chính thức tại Cổng thông tin văn bản của Chính phủ.

Việc có nghi ngờ không đồng nghĩa với quyền truy cập không giới hạn vào dữ liệu riêng tư của một người. Phương thức xác minh phải được đánh giá theo mục tiêu, quyền của bên yêu cầu, nguồn dữ liệu và hoàn cảnh cụ thể.

Thám tử An Long có thể hỗ trợ xác minh những nội dung nào?

Tùy đặc điểm vụ việc, An Long có thể xây dựng phương án hỗ trợ gồm:

Tiếp nhận và phân loại dấu hiệu nghi vấn;
Xây dựng dòng thời gian vụ việc;
Đối chiếu thông tin doanh nghiệp cung cấp;
Xác minh thực tế tại địa điểm liên quan;
Xác minh hoạt động của nhà cung cấp hoặc đại lý;
Làm rõ mối quan hệ giữa nhân sự và bên thứ ba;
Ghi nhận hoạt động thực tế trong phạm vi phù hợp;
Xác minh nơi làm việc hoặc cơ sở kinh doanh;
Kiểm tra nguồn thông tin công khai;
Ghi nhận hình ảnh và sự kiện liên quan;
Tổng hợp thông tin theo từng giai đoạn;
Phối hợp với đầu mối được doanh nghiệp chỉ định;
Bàn giao báo cáo, hình ảnh và tài liệu thu được;
Đề xuất những nội dung cần tiếp tục kiểm tra.

An Long không thay thế:

Cơ quan điều tra;
Tòa án;
Kiểm toán độc lập;
Luật sư;
Chuyên gia giám định;
Bộ phận kỷ luật lao động;
Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Dịch vụ có vai trò hỗ trợ doanh nghiệp làm rõ thông tin và có thêm cơ sở để lựa chọn bước xử lý tiếp theo.

Doanh nghiệp có thể xem thêm quy trình dịch vụ của Thám tử An Long để hiểu cách tiếp nhận, xây dựng phương án, ký thỏa thuận và bàn giao kết quả.

Cần đánh giá một dấu hiệu gian lận cụ thể?
Hotline: 0898 004 874
Zalo bảo mật: 0898 004 874
Xem chi phí tham khảo: Bảng giá dịch vụ Thám tử An Long

Quy trình điều tra gian lận nội bộ tại Thám tử An Long

Điều tra gian lận nội bộ không nên được triển khai theo hướng thu thập càng nhiều thông tin càng tốt. Một phương án hiệu quả cần xác định đúng dấu hiệu, đúng đối tượng, đúng phạm vi và đúng mục tiêu mà doanh nghiệp cần làm rõ.

Tại Thám tử An Long, mỗi yêu cầu được xem xét như một hồ sơ riêng. Quy trình cơ bản gồm các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin sơ bộ

Doanh nghiệp có thể liên hệ qua điện thoại, Zalo hoặc biểu mẫu trên website để mô tả tình huống ban đầu.

Những thông tin nên cung cấp gồm:

Loại dấu hiệu bất thường đang xảy ra;
Bộ phận hoặc chi nhánh liên quan;
Thời điểm bắt đầu phát hiện;
Cá nhân hoặc nhóm người cần làm rõ;
Tài sản, hàng hóa hoặc dữ liệu có nguy cơ bị ảnh hưởng;
Những biện pháp doanh nghiệp đã thực hiện;
Kết quả cần nhận sau quá trình xác minh;
Mức độ khẩn cấp của vụ việc.

Ở giai đoạn đầu, doanh nghiệp chưa nhất thiết phải cung cấp toàn bộ hồ sơ. An Long ưu tiên tiếp nhận đủ thông tin để đánh giá hướng xử lý, sau đó mới đề nghị bổ sung những tài liệu thực sự cần thiết.

Trao đổi tình huống ban đầu:
Hotline: 0898 004 874
Zalo bảo mật: 0898 004 874

Bước 2: Đánh giá tính khả thi và rủi ro

Sau khi tiếp nhận thông tin, An Long đánh giá sơ bộ:

Mục tiêu điều tra có rõ ràng hay không;
Doanh nghiệp có quyền và lợi ích liên quan hay không;
Thông tin đầu vào có đủ để triển khai không;
Phạm vi xác minh có phù hợp với pháp luật không;
Có nguy cơ lộ kế hoạch hay không;
Dữ liệu nào cần được bảo vệ;
Những rủi ro có thể phát sinh;
Hình thức triển khai nào phù hợp nhất.

Không phải mọi nghi ngờ đều cần mở rộng thành một cuộc điều tra dài ngày. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ một phạm vi nhỏ để kiểm tra giả thuyết ban đầu trước khi quyết định mở rộng.

Bước 3: Xác định mục tiêu điều tra

Mục tiêu càng cụ thể, phương án càng dễ kiểm soát.

Thay vì đặt mục tiêu chung như “điều tra nhân viên A”, doanh nghiệp nên chuyển thành các câu hỏi rõ ràng, chẳng hạn:

Nhân viên có bán hàng ngoài hệ thống hay không?
Hàng hóa từ kho đang được chuyển tới địa điểm nào?
Người phụ trách mua hàng có quan hệ lợi ích với nhà cung cấp không?
Chi nhánh có ghi nhận đầy đủ doanh thu thực tế không?
Dữ liệu khách hàng có đang được sử dụng cho hoạt động kinh doanh bên ngoài không?
Một nhà cung cấp có hoạt động thực tế như hồ sơ đã khai báo không?
Nhân sự có đang đồng thời làm việc cho doanh nghiệp cạnh tranh không?

Việc xác định mục tiêu giúp tránh thu thập thông tin không liên quan và giảm chi phí cho doanh nghiệp.

Bước 4: Xây dựng phương án xác minh

Phương án có thể bao gồm một hoặc nhiều hạng mục:

Đối chiếu thông tin đầu vào;
Kiểm tra nguồn thông tin công khai;
Xác minh địa điểm hoạt động;
Ghi nhận hoạt động thực tế;
Xác minh mối quan hệ giữa các bên;
Theo dõi diễn biến tại một số thời điểm cụ thể;
Đối chiếu lịch trình, giao nhận hoặc phương tiện;
Xác minh hoạt động của nhà cung cấp;
Kiểm tra thông tin nhân thân trong phạm vi phù hợp;
Tổng hợp tài liệu và xây dựng dòng thời gian vụ việc.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm cách An Long tiếp nhận và triển khai hồ sơ tại trang quy trình dịch vụ thám tử.

Bước 5: Thống nhất phạm vi, thời gian và chi phí

Trước khi triển khai, hai bên cần thống nhất rõ:

Nội dung cần xác minh;
Đối tượng và khu vực liên quan;
Khoảng thời gian dự kiến;
Số lượng nhân sự thực hiện;
Phương thức cập nhật;
Thành phần báo cáo;
Chi phí dịch vụ;
Chi phí có thể phát sinh;
Người được quyền tiếp nhận thông tin;
Trách nhiệm của mỗi bên.

Việc thống nhất từ đầu giúp hạn chế tình trạng thay đổi mục tiêu liên tục hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Doanh nghiệp có thể tham khảo mặt bằng chi phí tại bảng giá dịch vụ Thám tử An Long. Mức giá thực tế vẫn phụ thuộc vào tính chất từng vụ việc.

Bước 6: Ký thỏa thuận và phân quyền hồ sơ

Đối với vụ việc doanh nghiệp, hồ sơ có thể chứa thông tin về nhân sự, đối tác, dữ liệu kinh doanh và quy trình nội bộ. Vì vậy, cần chỉ định rõ:

Người đại diện làm việc;
Người có quyền nhận báo cáo;
Kênh liên lạc được sử dụng;
Hình thức bàn giao dữ liệu;
Phạm vi sử dụng kết quả;
Thời gian lưu giữ hồ sơ;
Cách xử lý tài liệu sau khi hoàn tất.

Trong trường hợp có nhiều cổ đông, thành viên quản lý hoặc bộ phận cùng tham gia, doanh nghiệp nên thống nhất một đầu mối chính để tránh thông tin bị phân tán.

Bước 7: Triển khai xác minh và cập nhật theo giai đoạn

Trong quá trình thực hiện, An Long tiến hành các hạng mục đã thống nhất và cập nhật những thông tin quan trọng theo từng giai đoạn.

Nội dung cập nhật có thể gồm:

Hoạt động đã ghi nhận;
Dữ kiện mới xuất hiện;
Nội dung chưa phù hợp với giả thuyết ban đầu;
Rủi ro cần lưu ý;
Đề xuất điều chỉnh phương án;
Hạng mục cần mở rộng;
Hạng mục không còn cần thiết.

Nếu phát hiện tình tiết mới vượt ngoài phạm vi ban đầu, An Long sẽ trao đổi với doanh nghiệp trước khi tiếp tục. Không tự ý mở rộng công việc và phát sinh chi phí khi chưa có sự thống nhất.

Bước 8: Tổng hợp và bàn giao kết quả

Sau khi hoàn tất phạm vi công việc, thông tin được tổng hợp thành báo cáo.

Báo cáo cần phân biệt rõ:

Dữ kiện đã xác minh;
Thời gian và địa điểm ghi nhận;
Hình ảnh hoặc tài liệu hỗ trợ;
Mối quan hệ giữa các bên;
Nội dung có dấu hiệu bất thường;
Nội dung chưa đủ căn cứ;
Giới hạn của quá trình xác minh;
Những vấn đề doanh nghiệp nên kiểm tra tiếp.

Kết quả không nên được trình bày theo hướng khẳng định vượt quá dữ liệu thực tế. Một báo cáo khách quan phải chỉ ra cả những thông tin ủng hộ và những thông tin không ủng hộ nghi vấn ban đầu.

Bước 9: Hỗ trợ định hướng sau xác minh

Tùy kết quả, doanh nghiệp có thể lựa chọn:

Tiếp tục kiểm tra nội bộ;
Tạm dừng hoặc điều chỉnh quyền truy cập;
Rà soát quy trình mua hàng, bán hàng hoặc kho vận;
Làm việc với bộ phận nhân sự;
Tham vấn luật sư;
Yêu cầu giải trình;
Thương lượng bồi thường;
Tiến hành thủ tục kỷ luật;
Khởi kiện hoặc tố giác khi có căn cứ;
Đề nghị cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Thám tử An Long không thay doanh nghiệp đưa ra quyết định kỷ luật hoặc kết luận pháp lý. Vai trò của dịch vụ là hỗ trợ làm rõ thông tin trong phạm vi đã thống nhất.

Doanh nghiệp sẽ nhận được những gì sau quá trình xác minh?

Kết quả điều tra không nên chỉ là một tập hợp hình ảnh rời rạc. Báo cáo cần giúp người quản lý hiểu được toàn bộ diễn biến và dễ dàng đối chiếu với hồ sơ nội bộ.

Tùy từng vụ việc, hồ sơ bàn giao có thể gồm:

Bản tóm tắt vụ việc

Phần này trình bày ngắn gọn:

Lý do doanh nghiệp yêu cầu xác minh;
Mục tiêu công việc;
Phạm vi đã triển khai;
Khoảng thời gian thực hiện;
Những kết quả quan trọng nhất;
Nội dung cần lưu ý.

Bản tóm tắt giúp người quản lý cấp cao nhanh chóng nắm được hồ sơ trước khi đọc báo cáo chi tiết.

Dòng thời gian sự kiện

Dòng thời gian có thể ghi nhận:

Thời điểm hoạt động diễn ra;
Địa điểm liên quan;
Người hoặc phương tiện xuất hiện;
Giao dịch hoặc cuộc gặp đáng chú ý;
Những thay đổi so với lịch trình thông thường;
Mối liên hệ giữa các sự kiện.

Đây là phần quan trọng khi doanh nghiệp cần đối chiếu kết quả thực địa với dữ liệu nội bộ.

Hình ảnh và tài liệu liên quan

Tài liệu bàn giao có thể gồm:

Hình ảnh ghi nhận tại địa điểm;
Thông tin doanh nghiệp công khai;
Thông tin về cơ sở hoạt động;
Tài liệu do doanh nghiệp cung cấp;
Các bảng đối chiếu;
Sơ đồ mối quan hệ;
Danh sách địa điểm;
Thông tin giao nhận hoặc phương tiện trong phạm vi phù hợp.

Mỗi tài liệu nên có mô tả về thời gian, nguồn và bối cảnh để tránh bị hiểu sai.

Bảng phân loại thông tin

An Long nên phân loại nội dung thành:

Thông tin đã được xác minh;
Dấu hiệu có cơ sở nhưng cần kiểm tra thêm;
Thông tin chưa đủ căn cứ;
Nội dung không phù hợp với nghi vấn ban đầu;
Vấn đề nằm ngoài phạm vi dịch vụ.

Cách trình bày này giúp doanh nghiệp tránh biến nghi ngờ thành kết luận khi dữ liệu chưa đầy đủ.

Đề xuất nội dung cần kiểm tra tiếp

Báo cáo có thể đề xuất:

Rà soát thêm chứng từ;
Kiểm tra quyền truy cập hệ thống;
Đối chiếu dữ liệu kho;
Làm việc với khách hàng hoặc nhà cung cấp;
Xác minh thêm một địa điểm;
Thu hồi quyền truy cập;
Tham vấn luật sư;
Thực hiện kiểm toán chuyên sâu;
Đánh giá lại quy trình kiểm soát.

Các đề xuất chỉ mang tính định hướng dựa trên dữ liệu đã ghi nhận. Quyết định cuối cùng thuộc về doanh nghiệp.

Điều tra thực địa khác gì kiểm toán nội bộ?

Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa điều tra thực địa, kiểm toán và kiểm soát nội bộ. Trên thực tế, ba hoạt động này có mục tiêu và phương thức khác nhau nhưng có thể bổ trợ lẫn nhau.

Kiểm toán nội bộ tập trung vào hồ sơ và quy trình

Kiểm toán nội bộ thường xem xét:

Sổ sách;
Báo cáo tài chính;
Chứng từ;
Quy trình phê duyệt;
Hệ thống kiểm soát;
Phân quyền;
Mức độ tuân thủ;
Sai lệch số liệu;
Hiệu quả quản trị rủi ro.

Kiểm toán có thể chỉ ra một khoản chi bất thường, một lỗ hổng kiểm soát hoặc một giao dịch thiếu chứng từ.

Điều tra thực địa tập trung vào hành vi thực tế

Điều tra thực địa có thể hỗ trợ làm rõ:

Một cá nhân thực tế đang gặp ai;
Hàng hóa được chuyển tới đâu;
Nhà cung cấp có hoạt động thật hay không;
Chi nhánh có vận hành đúng báo cáo hay không;
Nhân viên có kinh doanh ngoài hệ thống không;
Một cơ sở có liên quan đến người trong doanh nghiệp hay không;
Hoạt động giao nhận thực tế diễn ra như thế nào.

Ví dụ, kiểm toán có thể phát hiện một nhà cung cấp nhận nhiều hợp đồng với mức giá cao. Xác minh thực địa có thể hỗ trợ làm rõ nhà cung cấp đó có văn phòng, nhân sự, kho hàng và hoạt động thực tế tương ứng hay không.

Kiểm soát nội bộ tập trung vào phòng ngừa

Kiểm soát nội bộ hướng đến:

Phân tách nhiệm vụ;
Giới hạn quyền truy cập;
Thiết lập cấp phê duyệt;
Kiểm kê định kỳ;
Luân chuyển vị trí;
Kiểm tra đột xuất;
Quản lý xung đột lợi ích;
Tiếp nhận tố giác;
Giám sát tuân thủ.

Điều tra giúp làm rõ một vụ việc đã hoặc đang xảy ra. Kiểm soát nội bộ giúp giảm khả năng vụ việc tương tự tái diễn.

Khi nào nên kết hợp nhiều đơn vị?

Doanh nghiệp nên cân nhắc kết hợp:

Đơn vị điều tra thực địa;
Bộ phận kiểm soát nội bộ;
Đơn vị kiểm toán;
Chuyên gia công nghệ;
Luật sư;
Chuyên gia giám định;
Cơ quan có thẩm quyền.

Điều này đặc biệt cần thiết khi vụ việc liên quan đồng thời đến tài chính, dữ liệu, lao động và trách nhiệm pháp lý.

Nguyên tắc bảo mật hồ sơ điều tra nội bộ

Bảo mật không chỉ là một cam kết chung chung. Đối với vụ việc doanh nghiệp, bảo mật cần được thực hiện bằng quy trình cụ thể.

Chỉ tiếp nhận dữ liệu cần thiết

Doanh nghiệp không nên gửi toàn bộ dữ liệu của hệ thống khi mục tiêu chỉ liên quan đến một bộ phận hoặc một giai đoạn nhất định.

Việc giới hạn dữ liệu giúp:

Giảm nguy cơ lộ thông tin;
Tránh xử lý dữ liệu không liên quan;
Dễ kiểm soát người tiếp cận;
Tiết kiệm thời gian đối chiếu;
Giảm rủi ro pháp lý.

Chỉ định một đầu mối làm việc

Đầu mối nên là người:

Có thẩm quyền;
Hiểu vụ việc;
Có quyền cung cấp thông tin;
Có khả năng đưa ra quyết định;
Có trách nhiệm bảo mật.

Các cập nhật quan trọng nên được chuyển qua đầu mối này thay vì gửi cho nhiều phòng ban.

Phân quyền người nhận báo cáo

Trước khi triển khai, cần xác định:

Ai được nhận báo cáo đầy đủ;
Ai chỉ được nhận bản tóm tắt;
Ai được xem hình ảnh;
Ai có quyền yêu cầu mở rộng;
Ai được phép sao chép hoặc chuyển tiếp hồ sơ.

Không nên gửi báo cáo qua một nhóm chat có nhiều người không liên quan trực tiếp.

Sử dụng kênh liên lạc đã thống nhất

Doanh nghiệp và An Long nên thống nhất:

Số điện thoại sử dụng;
Tài khoản Zalo;
Email;
Người gửi và nhận tài liệu;
Cách đặt mật khẩu;
Hình thức bàn giao bản cứng;
Cách xác nhận người nhận.

Những nội dung nhạy cảm không nên được trao đổi qua kênh không rõ danh tính người sử dụng.

Kiểm soát việc lưu giữ hồ sơ

Sau khi kết thúc vụ việc, hai bên nên thống nhất:

Dữ liệu nào cần tiếp tục lưu;
Dữ liệu nào phải trả lại;
Dữ liệu nào cần tiêu hủy;
Thời gian lưu;
Người chịu trách nhiệm;
Điều kiện được phép sử dụng lại.

Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định liên quan đến dữ liệu cá nhân và bí mật kinh doanh. Có thể tham khảo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15.

Không sử dụng hồ sơ khách hàng để quảng cáo

Tên doanh nghiệp, danh tính nhân sự, hình ảnh, tài liệu và tình tiết vụ việc không nên được sử dụng làm nội dung quảng cáo khi chưa có sự đồng ý phù hợp.

Nếu sử dụng tình huống minh họa, cần thay đổi hoặc loại bỏ toàn bộ thông tin có thể nhận diện khách hàng.

Thông điệp mà Thám tử An Long hướng đến là:

Bảo mật bằng giới hạn dữ liệu, phân quyền tiếp cận và quy trình bàn giao cụ thể – không chỉ bằng lời cam kết.

Những yêu cầu Thám tử An Long không tiếp nhận

Mục tiêu của dịch vụ là giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, không tạo thêm nguy cơ pháp lý.

Thám tử An Long không tiếp nhận những yêu cầu như:

Hack email, mạng xã hội hoặc tài khoản cá nhân

Không truy cập trái phép:

Email;
Facebook;
Zalo;
Telegram;
Tài khoản ngân hàng;
Tài khoản đám mây;
Thiết bị cá nhân;
Hệ thống công nghệ.

Đọc trộm hoặc lấy nội dung tin nhắn

Không cung cấp dịch vụ:

Đọc trộm tin nhắn cá nhân;
Khôi phục nội dung bằng cách truy cập trái phép;
Chiếm quyền tài khoản;
Lấy mã OTP;
Giả mạo người dùng.

Nghe lén trái phép

Không lắp đặt hoặc sử dụng công cụ nghe lén trái phép trong:

Điện thoại;
Phòng làm việc;
Nhà riêng;
Phương tiện;
Cuộc họp;
Thiết bị cá nhân.

Mua bán dữ liệu cá nhân

Không mua hoặc cung cấp:

Dữ liệu nhà mạng;
Sao kê ngân hàng;
Lịch sử cuộc gọi;
Dữ liệu định vị;
Thông tin tài khoản;
Hồ sơ cá nhân bị rò rỉ;
Dữ liệu từ hệ thống bị xâm nhập.

Cài đặt phần mềm gián điệp

Không hỗ trợ cài đặt:

Phần mềm theo dõi tin nhắn;
Phần mềm ghi âm bí mật;
Ứng dụng chiếm quyền thiết bị;
Phần mềm theo dõi bàn phím;
Công cụ lấy mật khẩu.

Định vị phương tiện hoặc cá nhân trái phép

Không tự ý đặt thiết bị định vị lên tài sản không thuộc quyền quản lý hợp pháp của khách hàng hoặc khi không có căn cứ phù hợp.

Làm giả hoặc dàn dựng chứng cứ

Không thực hiện:

Chỉnh sửa hình ảnh để thay đổi bản chất;
Tạo chứng từ giả;
Dàn dựng cuộc gặp;
Dụ dỗ đối tượng thực hiện hành vi vi phạm;
Tạo tài khoản giả để lừa lấy dữ liệu;
Cắt ghép báo cáo;
Ghi nhận sai thời gian hoặc địa điểm.

Đe dọa, cưỡng ép hoặc gây áp lực

An Long không thay khách hàng:

Đòi nợ bằng đe dọa;
Ép buộc ký giấy tờ;
Gây rối tại nơi làm việc;
Xâm nhập cơ sở;
Giữ người;
Chiếm giữ tài sản;
Công khai thông tin để gây áp lực.

Khi vụ việc có dấu hiệu hình sự hoặc nguy cơ xung đột, doanh nghiệp nên tham vấn luật sư và làm việc với cơ quan có thẩm quyền.

Chi phí điều tra gian lận nội bộ được tính như thế nào?

Không có một mức giá cố định phù hợp với mọi vụ việc. Một hồ sơ xác minh tại một địa điểm trong thời gian ngắn sẽ có cấu trúc chi phí khác với vụ việc liên quan nhiều nhân sự, nhiều chi nhánh và nhiều tỉnh thành.

Số lượng đối tượng cần xác minh

Chi phí có thể thay đổi theo:

Một cá nhân;
Một nhóm nhân sự;
Nhiều bộ phận;
Nhiều nhà cung cấp;
Nhiều chi nhánh;
Nhiều địa điểm hoạt động.

Càng nhiều đối tượng và mối quan hệ cần đối chiếu, thời gian tổng hợp càng lớn.

Tính chất hành vi gian lận

Một số vụ việc chỉ cần xác minh địa điểm hoặc hoạt động của một đơn vị. Một số vụ việc khác cần theo dõi dòng hàng hóa, lịch trình, mối quan hệ và hoạt động tại nhiều thời điểm.

Các nhóm thường có mức độ phức tạp khác nhau:

Gian lận kho;
Gian lận doanh thu;
Thông đồng nhà cung cấp;
Rò rỉ dữ liệu;
Xung đột lợi ích;
Kinh doanh cạnh tranh ngầm;
Gian lận tại nhiều chi nhánh.

Thời gian triển khai

Chi phí phụ thuộc vào:

Số ngày cần thực hiện;
Khung giờ;
Có cần làm ngoài giờ hay không;
Có cần theo dõi cuối tuần không;
Mức độ liên tục;
Thời điểm hoạt động của đối tượng.

Một phương án xác minh theo các khung giờ trọng điểm thường tiết kiệm hơn việc triển khai liên tục nhưng không có trọng tâm.

Phạm vi địa lý

Vụ việc có thể phát sinh tại:

Một địa điểm trong thành phố;
Nhiều quận huyện;
Nhiều tỉnh;
Nhà máy, kho, cửa hàng và nhà cung cấp khác nhau;
Khu vực phải di chuyển xa hoặc lưu trú.

Chi phí di chuyển và lưu trú cần được thống nhất trước.

Số lượng nhân sự triển khai

Một số vụ việc cần một nhân sự. Những vụ việc khác có thể cần nhiều người để:

Theo dõi nhiều hướng;
Ghi nhận đồng thời;
Bám nhiều phương tiện;
Xác minh tại nhiều địa điểm;
Đảm bảo không bị gián đoạn.

Yêu cầu về báo cáo

Chi phí có thể khác nhau khi khách hàng yêu cầu:

Cập nhật nhanh;
Báo cáo hằng ngày;
Báo cáo theo mốc;
Báo cáo chi tiết;
Sơ đồ quan hệ;
Bảng thời gian;
Phân loại tài liệu;
Bàn giao bản cứng;
Phối hợp trực tiếp với luật sư.

Mức độ khẩn cấp

Những yêu cầu cần triển khai ngay có thể phát sinh thêm chi phí do phải điều động nhân sự, phương tiện hoặc thay đổi kế hoạch có sẵn.

Nguyên tắc báo giá của An Long

Trước khi triển khai, An Long cần làm rõ:

Hạng mục nào thực sự cần thiết;
Thời gian dự kiến;
Nhân sự thực hiện;
Chi phí cố định;
Chi phí có thể phát sinh;
Điều kiện mở rộng;
Điều kiện dừng;
Hình thức thanh toán.

Mọi hạng mục phát sinh ngoài kế hoạch cần được trao đổi và thống nhất trước.

Doanh nghiệp có thể xem thêm bảng giá thuê thám tử tham khảo hoặc liên hệ trực tiếp để được đánh giá theo vụ việc.

Nhận đánh giá và dự toán chi phí ban đầu:
Gọi ngay: 0898 004 874
Zalo: 0898 004 874

Vì sao doanh nghiệp lựa chọn Thám tử An Long?

Khi xử lý một hồ sơ gian lận nội bộ, doanh nghiệp không chỉ cần người thu thập thông tin. Điều quan trọng hơn là một phương án có mục tiêu rõ ràng, kiểm soát phạm vi và hạn chế rủi ro.

Đánh giá tính khả thi trước khi nhận hồ sơ

An Long không nên tiếp nhận một yêu cầu chỉ vì khách hàng đang nghi ngờ.

Trước khi triển khai, cần đánh giá:

Mục tiêu có thể xác minh được không;
Nguồn thông tin đầu vào có phù hợp không;
Phương thức triển khai có an toàn không;
Kết quả có giá trị sử dụng như thế nào;
Có phương án ít tốn kém hơn không;
Có nguy cơ vi phạm quyền riêng tư hay không.

Việc đánh giá trước giúp doanh nghiệp tránh chi phí cho những mục tiêu quá rộng hoặc không thực tế.

Xây dựng phương án riêng cho từng vụ việc

Không áp dụng một kịch bản cho mọi doanh nghiệp.

Vụ việc tại kho hàng cần phương án khác với:

Rò rỉ dữ liệu;
Thông đồng mua hàng;
Gian lận doanh thu;
Xung đột lợi ích;
Chi nhánh báo cáo sai;
Nhân viên kinh doanh ngoài hệ thống.

Mỗi phương án được xây dựng dựa trên hành vi cần làm rõ và dữ liệu doanh nghiệp hiện có.

Có thể triển khai theo từng giai đoạn

Doanh nghiệp không nhất thiết phải triển khai một kế hoạch lớn ngay từ đầu.

Có thể chia thành:

Giai đoạn kiểm tra dấu hiệu;
Giai đoạn khoanh vùng đối tượng;
Giai đoạn xác minh thực địa;
Giai đoạn mở rộng mối quan hệ;
Giai đoạn tổng hợp báo cáo.

Cách làm này giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách và dừng đúng thời điểm nếu nghi vấn không có cơ sở.

Báo cáo theo dữ kiện, không theo suy đoán

An Long hướng đến việc phân biệt rõ:

Điều đã ghi nhận;
Điều có thể suy luận;
Điều cần kiểm tra thêm;
Điều chưa thể kết luận.

Báo cáo không nên sử dụng từ ngữ khẳng định sai phạm khi chưa có đủ căn cứ.

Bảo mật theo đầu mối

Thông tin được trao đổi qua người đại diện do doanh nghiệp chỉ định. Việc phân quyền giúp:

Hạn chế người biết vụ việc;
Giảm nguy cơ lộ kế hoạch;
Tránh báo cáo bị chuyển tiếp không kiểm soát;
Dễ xác định trách nhiệm;
Bảo vệ thông tin doanh nghiệp.

Chi phí được xác định theo phạm vi công việc

An Long báo giá dựa trên:

Mục tiêu;
Số đối tượng;
Thời gian;
Khu vực;
Nhân sự;
Yêu cầu báo cáo.

Không nên sử dụng một mức giá chung để thu hút khách hàng rồi bổ sung nhiều chi phí trong quá trình triển khai.

Hỗ trợ nhiều khu vực

Tùy tính chất hồ sơ, An Long có thể xây dựng phương án tại:

Hà Nội;
Hải Phòng;
Quảng Ninh;
Các tỉnh miền Bắc;
Đà Nẵng và miền Trung;
Thành phố Hồ Chí Minh;
Các tỉnh phía Nam;
Vụ việc liên tỉnh;
Hệ thống có nhiều chi nhánh.

Khách hàng có thể xem thêm phạm vi dịch vụ và các nhóm giải pháp tại trang dịch vụ doanh nghiệp của Thám tử An Long.

Minh bạch về giới hạn dịch vụ

An Long không cam kết:

Chắc chắn phát hiện được sai phạm;
Thu hồi toàn bộ tài sản;
Hoàn thành mọi hồ sơ trong một thời gian cố định;
Mọi tài liệu đều được cơ quan tố tụng chấp nhận;
Có thể truy cập mọi loại thông tin;
Thay thế luật sư hoặc cơ quan điều tra.

Sự minh bạch giúp doanh nghiệp hiểu đúng giá trị và giới hạn của quá trình xác minh.

Khi nào doanh nghiệp nên liên hệ Thám tử An Long?

Doanh nghiệp nên cân nhắc trao đổi sớm khi:

Sai lệch tài sản liên tục lặp lại;
Có nhiều dấu hiệu cùng xuất hiện;
Kiểm tra nội bộ chưa xác định được nguyên nhân;
Nghi vấn liên quan đến hoạt động bên ngoài công ty;
Có dấu hiệu thông đồng với nhà cung cấp;
Hàng hóa được chuyển đến địa điểm không rõ;
Dữ liệu khách hàng bị sử dụng ngoài hệ thống;
Chi nhánh có hoạt động khác với báo cáo;
Cần xác minh khách quan trước khi đối chất;
Vụ việc có nguy cơ lan rộng;
Nhân sự liên quan chuẩn bị nghỉ việc;
Tài sản hoặc tài liệu có nguy cơ bị di chuyển.

Doanh nghiệp không cần chờ tới khi xác định chính xác người vi phạm mới liên hệ. Mục đích của buổi trao đổi ban đầu là đánh giá xem nghi vấn có thể kiểm tra bằng cách nào và có nên triển khai hay không.

Liên hệ Thám tử An Long
Hotline: 0898 004 874
Zalo bảo mật: 0898 004 874
Gửi thông tin qua website: Liên hệ Thám tử An Long

Doanh nghiệp chỉ nên triển khai sau khi đã thống nhất rõ mục tiêu, phạm vi, thời gian, phương thức báo cáo và chi phí.

Những tình huống doanh nghiệp thường cần điều tra gian lận nội bộ

Mỗi doanh nghiệp có mô hình vận hành, quy trình phê duyệt và hệ thống kiểm soát khác nhau. Các tình huống dưới đây chỉ mang tính minh họa, giúp khách hàng xác định loại vấn đề mình đang gặp phải.

Thám tử An Long không sử dụng thông tin nhận diện khách hàng hoặc hồ sơ thực tế để quảng cáo khi chưa có sự đồng ý phù hợp.

Tình huống 1: Kho hàng liên tục bị chênh lệch

Một doanh nghiệp phân phối thường xuyên phát hiện số lượng hàng tồn thực tế thấp hơn dữ liệu trên hệ thống. Việc kiểm kê được thực hiện nhiều lần nhưng chưa xác định được nguyên nhân.

Những vấn đề cần làm rõ có thể gồm:

Chênh lệch xuất hiện tại khâu nhập, xuất hay vận chuyển;
Hàng hóa rời khỏi kho vào thời điểm nào;
Ai có quyền tiếp cận khu vực lưu trữ;
Phiếu giao nhận có phản ánh đúng hoạt động thực tế không;
Có sự thông đồng giữa nhân viên kho, bảo vệ hoặc đơn vị vận chuyển không;
Hàng hóa được chuyển đến địa điểm nào;
Quy trình nào đang tạo ra khoảng trống kiểm soát.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào một nhân viên dựa trên suy đoán. Cần đối chiếu dữ liệu kho, thời gian làm việc, lịch trình giao nhận, phương tiện và những sự kiện thực tế có liên quan.

Tình huống 2: Nhân viên mua hàng có dấu hiệu thông đồng với nhà cung cấp

Doanh nghiệp nhận thấy giá mua tăng dần, chất lượng hàng hóa giảm và một nhóm nhà cung cấp liên tục được ưu tiên dù có nhiều lựa chọn khác trên thị trường.

Các dấu hiệu có thể gồm:

Báo giá của nhiều nhà cung cấp có hình thức giống nhau;
Đơn hàng thường xuyên được chia nhỏ;
Người phụ trách mua hàng né tránh việc thay đổi nhà cung cấp;
Nhà cung cấp có địa chỉ hoặc năng lực thực tế không tương ứng với hồ sơ;
Nhân sự nội bộ có nhiều cuộc gặp riêng với người đại diện nhà cung cấp;
Hàng được nghiệm thu dù không đúng tiêu chuẩn;
Một doanh nghiệp liên quan đến người thân hoặc người quen của nhân viên được ưu tiên.

Mục tiêu xác minh không chỉ là tìm quan hệ giữa hai bên. Doanh nghiệp còn cần làm rõ quan hệ đó có ảnh hưởng đến quyết định mua hàng, gây thiệt hại hoặc tạo ra xung đột lợi ích hay không.

Nếu cần kiểm tra thêm thông tin cá nhân của người liên quan trong phạm vi phù hợp, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ xác minh nhân thân.

Tình huống 3: Chi nhánh báo lỗ nhưng hoạt động thực tế vẫn ổn định

Một chuỗi cửa hàng nhận thấy một chi nhánh liên tục báo doanh thu thấp, trong khi lượng khách và lượng hàng nhập không giảm tương ứng.

Doanh nghiệp có thể cần kiểm tra:

Hoạt động bán hàng thực tế tại chi nhánh;
Việc ghi nhận đơn hàng trên hệ thống;
Hình thức thanh toán của khách;
Tỷ lệ hủy đơn, hoàn hàng hoặc giảm giá;
Hàng hóa có được bán ngoài phần mềm quản lý không;
Khách hàng có được hướng dẫn chuyển tiền vào tài khoản cá nhân không;
Sản phẩm có được điều chuyển sang điểm bán khác không;
Người quản lý chi nhánh có hoạt động kinh doanh riêng hay không.

Việc xác minh cần được thực hiện khách quan. Doanh thu thấp có thể xuất phát từ gian lận nhưng cũng có thể do sai sót vận hành, năng lực quản lý yếu hoặc dữ liệu được ghi nhận không đầy đủ.

Tình huống 4: Dữ liệu khách hàng có dấu hiệu bị chuyển ra ngoài

Doanh nghiệp phát hiện đối thủ liên hệ đúng nhóm khách hàng vừa nhận báo giá hoặc vừa ký hợp đồng.

Những nội dung cần rà soát gồm:

Bộ phận nào có quyền truy cập danh sách khách hàng;
Dữ liệu đã được tải xuống, sao chép hoặc gửi đi khi nào;
Tài khoản nào truy cập bất thường;
Nhân sự nào đang hoặc sắp nghỉ việc;
Khách hàng bị tiếp cận bởi doanh nghiệp nào;
Doanh nghiệp bên ngoài có quan hệ với người nội bộ không;
Dữ liệu bị sử dụng cho mục đích cạnh tranh hay một hoạt động khác.

Doanh nghiệp nên ưu tiên bảo toàn nhật ký hệ thống và dữ liệu thuộc quyền quản lý hợp pháp của mình. Không nên tự ý truy cập tài khoản hoặc thiết bị cá nhân của nhân viên khi chưa xác định căn cứ và phạm vi phù hợp.

Tình huống 5: Nhân viên kinh doanh chuyển khách hàng sang công ty riêng

Một nhân viên có doanh số giảm mạnh nhưng vẫn thường xuyên tiếp xúc với khách hàng cũ. Sau đó, doanh nghiệp phát hiện một đơn vị khác đang cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự cho chính nhóm khách hàng đó.

Quá trình xác minh có thể tập trung vào:

Doanh nghiệp bên ngoài do ai sở hữu hoặc điều hành;
Nhân viên có trực tiếp tham gia hoạt động kinh doanh không;
Khách hàng được tiếp cận bằng nguồn dữ liệu nào;
Giao dịch diễn ra trong hay ngoài thời gian làm việc;
Nhân viên có sử dụng tài sản, phương tiện hoặc thông tin của công ty không;
Có dấu hiệu lôi kéo khách hàng hoặc nhân sự khác không;
Hoạt động bên ngoài có xung đột với nghĩa vụ công việc hay không.

Không phải mọi hoạt động kinh doanh ngoài giờ đều là gian lận. Cần đánh giá dựa trên hợp đồng lao động, nội quy doanh nghiệp, thỏa thuận bảo mật, quyền sở hữu dữ liệu và thiệt hại thực tế.

Tình huống 6: Nhân viên bị tố giác nhưng chưa có chứng cứ rõ ràng

Doanh nghiệp nhận được thư tố giác cho rằng một người quản lý đang nhận hoa hồng từ nhà cung cấp. Tuy nhiên, nội dung phản ánh chưa kèm theo tài liệu cụ thể.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên:

Đánh giá mức độ chi tiết của thông tin;
Kiểm tra người tố giác có khả năng biết sự việc hay không;
Xác định các dữ kiện có thể kiểm chứng độc lập;
Bảo vệ danh tính người cung cấp thông tin trong phạm vi cần thiết;
Không lập tức thông báo cho toàn bộ phòng ban;
Không xem lời tố giác là bằng chứng kết luận;
Xác minh cả những dữ kiện ủng hộ và phản bác nghi vấn.

Một quy trình khách quan vừa giúp bảo vệ doanh nghiệp, vừa tránh làm tổn hại danh dự của người bị phản ánh khi thông tin chưa được kiểm chứng.

Phạm vi hỗ trợ điều tra gian lận nội bộ

Thám tử An Long tiếp nhận và xây dựng phương án dựa trên địa điểm thực tế của vụ việc, số lượng đối tượng và yêu cầu của doanh nghiệp.

Điều tra gian lận nội bộ tại Hà Nội

An Long có thể hỗ trợ các vụ việc liên quan đến:

Văn phòng doanh nghiệp;
Kho hàng;
Nhà máy;
Cửa hàng;
Đại lý;
Nhà cung cấp;
Địa điểm giao nhận;
Nhân sự làm việc tại nhiều quận huyện.

Với vụ việc tại Hà Nội, phương án cần tính đến mật độ giao thông, thời gian di chuyển, đặc điểm khu vực và khung giờ hoạt động của đối tượng.

Điều tra gian lận nội bộ tại Hải Phòng

Các doanh nghiệp sản xuất, logistics, vận tải và kho bãi tại Hải Phòng có thể gặp những vấn đề như:

Chênh lệch hàng hóa;
Gian lận giao nhận;
Thông đồng với đơn vị vận chuyển;
Sai lệch vật tư;
Mua bán hàng ngoài hệ thống;
Xung đột lợi ích với nhà cung cấp;
Rò rỉ dữ liệu khách hàng.

Phương án được thiết kế theo địa điểm kho, cảng, nhà máy, tuyến vận chuyển và khu vực liên quan.

Điều tra nội bộ tại Quảng Ninh và các tỉnh miền Bắc

An Long có thể xem xét hồ sơ tại:

Quảng Ninh;
Bắc Ninh;
Bắc Giang;
Hưng Yên;
Hải Dương;
Hà Nam;
Nam Định;
Thái Bình;
Vĩnh Phúc;
Phú Thọ;
Thái Nguyên;
Tuyên Quang;
Lào Cai;
Các tỉnh thành khác theo tính chất vụ việc.

Đối với hồ sơ liên tỉnh, doanh nghiệp cần cung cấp trước thông tin về địa điểm, tuyến di chuyển và thời gian dự kiến để xây dựng phương án nhân sự phù hợp.

Điều tra gian lận nội bộ tại miền Trung

Các hồ sơ tại Đà Nẵng và khu vực miền Trung có thể liên quan đến:

Chi nhánh;
Nhà hàng, khách sạn;
Doanh nghiệp du lịch;
Hệ thống phân phối;
Kho hàng;
Nhà cung cấp địa phương;
Nhân sự kinh doanh tại nhiều tỉnh.

Chi phí triển khai phụ thuộc vào thời gian, địa bàn và yêu cầu lưu trú của nhân sự thực hiện.

Điều tra gian lận nội bộ tại Thành phố Hồ Chí Minh và miền Nam

An Long có thể xây dựng phương án cho các doanh nghiệp có:

Trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh;
Chuỗi cửa hàng;
Đại lý phân phối;
Kho vận;
Nhân sự thị trường;
Nhà máy;
Chi nhánh tại nhiều tỉnh phía Nam.

Với hồ sơ có nhiều điểm hoạt động, doanh nghiệp nên ưu tiên xác định địa điểm và thời gian có nguy cơ cao trước khi triển khai diện rộng.

Vụ việc liên quan nhiều tỉnh thành

Một số hành vi gian lận không giới hạn tại một địa điểm, ví dụ:

Hàng hóa được chuyển từ kho này sang kho khác;
Nhân sự thường xuyên đi công tác;
Nhà cung cấp đăng ký tại một tỉnh nhưng hoạt động ở tỉnh khác;
Doanh nghiệp cạnh tranh ngầm có nhiều cơ sở;
Đại lý phân phối hàng ngoài hệ thống;
Dữ liệu khách hàng được chuyển cho một đơn vị ở địa phương khác.

Trong trường hợp này, An Long sẽ đánh giá tuyến di chuyển, mốc thời gian và mức độ ưu tiên của từng địa điểm.

Trao đổi vụ việc tại tỉnh thành của doanh nghiệp:
Hotline: 0898 004 874
Zalo: 0898 004 874

Các dịch vụ có thể kết hợp khi điều tra gian lận nội bộ

Một vụ việc gian lận có thể liên quan đồng thời đến nhân sự, đối tác, địa điểm, tài sản và hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp có thể cần kết hợp nhiều hạng mục xác minh.

Dịch vụ điều tra doanh nghiệp

Trang dịch vụ điều tra doanh nghiệp phù hợp khi yêu cầu không chỉ giới hạn ở một nhân viên mà còn liên quan đến:

Đối tác;
Nhà cung cấp;
Đối thủ;
Chi nhánh;
Đại lý;
Hoạt động kinh doanh bên ngoài;
Rủi ro cạnh tranh;
Thất thoát tài sản.

Đây là trang danh mục chính liên kết các giải pháp dành cho khách hàng doanh nghiệp.

Xác minh nhân thân người liên quan

Dịch vụ xác minh nhân thân có thể được cân nhắc khi doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin nền của:

Ứng viên;
Nhân sự đang làm việc;
Người quản lý;
Người đại diện nhà cung cấp;
Người được bổ nhiệm vào vị trí nhạy cảm;
Cá nhân có quan hệ lợi ích với người nội bộ.

Việc xác minh cần được giới hạn theo mục đích rõ ràng và phạm vi phù hợp.

Quy trình tiếp nhận và thực hiện dịch vụ

Khách hàng muốn biết cách An Long đánh giá, báo giá, ký thỏa thuận và bàn giao kết quả có thể xem quy trình dịch vụ thám tử.

Internal link này giúp người đọc hiểu rõ bước tiếp theo trước khi liên hệ.

Bảng giá dịch vụ tham khảo

Chi phí điều tra phụ thuộc từng hồ sơ. Doanh nghiệp có thể xem các nhóm chi phí cơ bản tại bảng giá thuê thám tử.

Bảng giá chỉ mang tính tham khảo. Mức phí chính thức được xác định sau khi làm rõ mục tiêu, thời gian, địa điểm và nhân sự cần triển khai.

Liên hệ và gửi yêu cầu

Doanh nghiệp có thể gửi thông tin qua trang liên hệ Thám tử An Long hoặc trao đổi trực tiếp qua Hotline/Zalo 0898 004 874.

Khi gửi yêu cầu, nên cung cấp:

Loại dấu hiệu bất thường;
Địa điểm vụ việc;
Thời gian phát hiện;
Bộ phận liên quan;
Mục tiêu cần làm rõ;
Mức độ khẩn cấp;
Kênh liên hệ bảo mật mong muốn.

Câu hỏi thường gặp về điều tra gian lận nội bộ

Điều tra gian lận nội bộ có hợp pháp không?

Tính phù hợp của một hoạt động xác minh phụ thuộc vào mục đích, quyền và lợi ích của bên yêu cầu, nguồn dữ liệu, phương pháp thực hiện và phạm vi thông tin được thu thập.

Doanh nghiệp không có quyền truy cập không giới hạn vào mọi thông tin riêng tư của nhân viên chỉ vì đang tồn tại nghi ngờ. Việc kiểm tra cần tập trung vào dữ liệu, tài sản, hệ thống và hoạt động thuộc quyền quản lý hợp pháp của doanh nghiệp hoặc nguồn thông tin có thể tiếp cận hợp pháp.

Thám tử An Long không tiếp nhận yêu cầu hack tài khoản, nghe lén trái phép, mua bán dữ liệu, cài phần mềm gián điệp hoặc làm giả chứng cứ.

Chỉ có nghi ngờ ban đầu thì có thể liên hệ không?

Có. Doanh nghiệp có thể mô tả dấu hiệu ban đầu để được đánh giá sơ bộ.

Buổi trao đổi ban đầu nhằm xác định:

Dấu hiệu có thể kiểm tra được hay không;
Dữ liệu nào cần bảo toàn;
Có nên điều tra ngay hay tiếp tục theo dõi nội bộ;
Phạm vi nào phù hợp;
Rủi ro nào cần tránh;
Chi phí dự kiến.

Doanh nghiệp chưa cần gửi toàn bộ hồ sơ trước khi biết thông tin nào thực sự cần thiết.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu gì?

Tài liệu có thể gồm:

Mô tả sự việc;
Dòng thời gian ban đầu;
Danh sách bộ phận liên quan;
Chứng từ có dấu hiệu bất thường;
Hình ảnh hoặc báo cáo hiện có;
Thông tin địa điểm;
Danh sách người có quyền truy cập;
Dữ liệu giao nhận;
Nội quy hoặc quy trình liên quan;
Mục tiêu doanh nghiệp cần làm rõ.

Không nên gửi dữ liệu không liên quan hoặc toàn bộ cơ sở dữ liệu khi chưa xác định phạm vi.

Có nên thông báo ngay cho nhân viên đang bị nghi ngờ không?

Không nên đối chất vội khi chưa bảo toàn dữ liệu và đánh giá rủi ro.

Việc thông báo quá sớm có thể khiến:

Tài liệu bị xóa;
Tài sản bị chuyển đi;
Các bên thống nhất lời giải thích;
Người liên quan nghỉ việc;
Kế hoạch xác minh bị lộ;
Doanh nghiệp phát sinh tranh chấp.

Thời điểm yêu cầu giải trình hoặc làm việc trực tiếp nên được cân nhắc cùng bộ phận nhân sự, pháp chế hoặc luật sư.

Thời gian điều tra kéo dài bao lâu?

Thời gian phụ thuộc vào:

Loại hành vi;
Số đối tượng;
Số địa điểm;
Khung giờ hoạt động;
Dữ liệu đầu vào;
Mức độ hợp tác của doanh nghiệp;
Yêu cầu báo cáo;
Tình tiết phát sinh.

Một yêu cầu xác minh địa điểm có thể thực hiện nhanh hơn vụ việc cần theo dõi nhiều nhân sự và nhiều tuyến giao nhận.

An Long chỉ đưa ra thời gian dự kiến sau khi tiếp nhận đủ thông tin sơ bộ.

Dịch vụ có cam kết chắc chắn phát hiện người gian lận không?

Không đơn vị chuyên nghiệp nào nên cam kết chắc chắn sẽ tìm được sai phạm khi chưa điều tra.

Kết quả có thể xảy ra gồm:

Nghi vấn được xác nhận;
Một phần nghi vấn có cơ sở;
Xuất hiện hành vi khác với dự đoán ban đầu;
Chưa đủ dữ liệu kết luận;
Nghi vấn không phù hợp với hoạt động thực tế;
Cần kết hợp kiểm toán hoặc chuyên gia khác.

An Long cam kết thực hiện theo phạm vi đã thống nhất và báo cáo khách quan, không cam kết trước kết luận.

Báo cáo điều tra có thể dùng để khởi kiện không?

Báo cáo có thể giúp doanh nghiệp và luật sư đánh giá diễn biến vụ việc, xác định dữ liệu cần thu thập thêm và lựa chọn phương án xử lý.

Giá trị sử dụng cụ thể của từng tài liệu phụ thuộc vào:

Nguồn thông tin;
Phương pháp thu thập;
Tính toàn vẹn;
Tính liên quan;
Trình tự bàn giao;
Quy định pháp luật;
Đánh giá của cơ quan có thẩm quyền.

Doanh nghiệp nên tham vấn luật sư trước khi sử dụng kết quả để kỷ luật, yêu cầu bồi thường, khởi kiện hoặc tố giác.

An Long có thể đọc tin nhắn của nhân viên không?

An Long không hack, chiếm quyền hoặc đọc trộm tài khoản cá nhân.

Đối với email công việc, thiết bị hoặc hệ thống thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp, việc kiểm tra phải được doanh nghiệp đánh giá theo:

Nội quy;
Chính sách sử dụng hệ thống;
Phân quyền;
Mục đích kiểm tra;
Quy định bảo vệ dữ liệu;
Quyền và lợi ích của các bên.

Dịch vụ thám tử không thay thế bộ phận công nghệ hoặc chuyên gia điều tra số.

Doanh nghiệp nhỏ có cần thuê điều tra nội bộ không?

Quy mô doanh nghiệp không phải yếu tố duy nhất quyết định.

Doanh nghiệp nhỏ nên cân nhắc điều tra khi:

Giá trị thất thoát ảnh hưởng lớn đến dòng tiền;
Hành vi có nguy cơ lặp lại;
Người bị nghi ngờ nắm nhiều quyền kiểm soát;
Dữ liệu khách hàng có giá trị cao;
Doanh nghiệp không có bộ phận kiểm soát riêng;
Sai phạm có thể làm mất khách hàng hoặc đối tác.

Phương án có thể bắt đầu từ phạm vi nhỏ để tiết kiệm chi phí.

Chi phí có phát sinh trong quá trình thực hiện không?

Chi phí phát sinh có thể xuất hiện khi:

Đối tượng di chuyển sang tỉnh khác;
Doanh nghiệp yêu cầu mở rộng thêm người;
Thời gian triển khai kéo dài;
Cần bổ sung nhân sự;
Phát sinh lưu trú;
Mục tiêu điều tra thay đổi;
Khách hàng yêu cầu thêm báo cáo hoặc tài liệu.

An Long cần trao đổi và nhận sự thống nhất của doanh nghiệp trước khi thực hiện hạng mục ngoài kế hoạch.

Nếu kết quả cho thấy nhân viên không gian lận thì sao?

Đây vẫn là một kết quả có giá trị.

Việc xác định nghi vấn không phù hợp giúp doanh nghiệp:

Tránh xử lý sai người;
Hạn chế tranh chấp;
Bảo vệ nhân sự;
Tìm nguyên nhân khác của sai lệch;
Điều chỉnh hệ thống kiểm soát;
Giảm xung đột nội bộ.

Điều tra khách quan không nhằm tìm bằng được người vi phạm, mà nhằm làm rõ sự việc dựa trên dữ kiện.

Thông tin doanh nghiệp được bảo mật như thế nào?

Hồ sơ nên được quản lý theo các nguyên tắc:

Giới hạn dữ liệu tiếp nhận;
Chỉ định một đầu mối;
Phân quyền người nhận báo cáo;
Sử dụng kênh liên hệ đã thống nhất;
Hạn chế sao chép;
Quy định thời gian lưu trữ;
Bàn giao hoặc tiêu hủy theo thỏa thuận;
Không sử dụng hồ sơ để quảng cáo khi chưa được phép.

Doanh nghiệp nên cho biết ngay từ đầu nếu hồ sơ có yêu cầu bảo mật đặc biệt.

Có thể điều tra nhiều chi nhánh cùng lúc không?

Có thể, nhưng cần xác định mức độ ưu tiên.

Doanh nghiệp nên cung cấp:

Danh sách chi nhánh;
Dấu hiệu tại từng địa điểm;
Thời gian hoạt động;
Người quản lý;
Giá trị thiệt hại dự kiến;
Mối liên hệ giữa các chi nhánh.

An Long có thể đề xuất kiểm tra một số điểm có rủi ro cao trước, sau đó mới quyết định mở rộng.

An Long có hỗ trợ ngoài giờ hoặc cuối tuần không?

Việc triển khai được xây dựng theo thời gian hoạt động thực tế của vụ việc.

Nếu hành vi nghi vấn thường diễn ra ngoài giờ, ban đêm hoặc cuối tuần, phương án có thể bố trí theo các khung giờ đó. Chi phí và nhân sự cần được thống nhất trước.

Đừng để nghi ngờ kéo dài thành thất thoát lớn hơn

Gian lận nội bộ thường liên quan đến người hiểu rõ quy trình, quyền truy cập và những khoảng trống trong hệ thống quản trị. Càng để vụ việc kéo dài, doanh nghiệp càng có nguy cơ:

Mất thêm tiền và tài sản;
Mất dữ liệu khách hàng;
Để hàng hóa tiếp tục bị chuyển ra ngoài;
Khiến người liên quan có thời gian che giấu hành vi;
Làm tăng phạm vi thiệt hại;
Phát sinh tranh chấp phức tạp;
Đánh mất niềm tin của nhân sự và đối tác.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không nên xử lý vội vàng chỉ dựa trên nghi ngờ.

Bước đầu phù hợp là:

Bảo toàn thông tin hiện có;
Giới hạn người biết vụ việc;
Ghi lại dòng thời gian;
Xác định câu hỏi cần làm rõ;
Đánh giá phương án trước khi đối chất;
Chỉ triển khai trong phạm vi phù hợp.

Thám tử An Long hỗ trợ tiếp nhận tình huống, đánh giá tính khả thi và đề xuất phương án dựa trên mục tiêu, địa điểm, thời gian và ngân sách của doanh nghiệp.

Liên hệ điều tra gian lận nội bộ

Hotline: 0898 004 874
Zalo bảo mật: 0898 004 874
Website: Thám tử An Long
Gửi yêu cầu: Liên hệ Thám tử An Long
Tham khảo chi phí: Bảng giá dịch vụ
Xem quy trình: Quy trình dịch vụ thám tử

Chỉ triển khai sau khi hai bên thống nhất rõ mục tiêu, phạm vi công việc, thời gian, hình thức báo cáo và chi phí.

Academy

Get Directions