Xác minh người thứ ba là gì? An Long hỗ trợ làm rõ danh tính, dữ kiện và mối liên hệ trong phạm vi phù hợp, khách quan và bảo mật.
An Long hỗ trợ xác minh lịch trình, địa điểm và diễn biến bất thường của vợ/chồng trong phạm vi phù hợp. Báo cáo timeline, bảo mật, hỗ trợ 24/7.
Thất thoát hàng hóa trong kho không phải lúc nào cũng bắt đầu bằng một vụ mất hàng có giá trị lớn. Trong nhiều doanh nghiệp, tình trạng này xuất hiện từ những chênh lệch nhỏ giữa số liệu trên phần mềm và hàng tồn thực tế, sau đó lặp lại trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng. Ban đầu, bộ phận phụ trách có thể giải thích rằng nguyên nhân đến từ nhập sai mã, giao thiếu hàng, nhầm đơn vị tính hoặc chưa cập nhật chứng từ. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đã điều chỉnh số liệu nhiều lần mà tình trạng thiếu hàng vẫn tiếp diễn, đây có thể là dấu hiệu cho thấy quy trình kho đang có lỗ hổng hoặc xuất hiện hành vi gian lận có chủ đích. Những dấu hiệu thất thoát hàng hóa trong kho thường gặp gồm: Tồn kho thực tế liên tục thấp hơn số liệu trên hệ thống. Hàng thiếu tập trung vào một số mã sản phẩm nhất định. Chênh lệch xuất hiện tại cùng một ca hoặc nhóm nhân sự. Số lần điều chỉnh tồn kho tăng bất thường. Phiếu nhập, xuất được lập muộn hoặc sửa nhiều lần. Xuất hiện tồn kho âm và giao dịch không có chứng từ tương ứng. Số lượng nhận thực tế không khớp với hóa đơn. Bao bì, niêm phong hoặc kiện hàng có dấu hiệu bị can thiệp. Hàng hóa thường xuyên bị đặt sai khu vực. Tỷ lệ hàng hỏng, hàng hủy tăng đột biến. Camera mất tín hiệu đúng thời điểm giao nhận. Người không có nhiệm vụ thường xuyên ra vào kho. Một nhân viên kiểm soát quá nhiều công đoạn. Nhân viên né tránh kiểm kê hoặc không muốn bàn giao. Có mối liên hệ bất thường với nhà cung cấp hoặc đơn vị vận chuyển. Một dấu hiệu riêng lẻ chưa đủ để khẳng định có hành vi chiếm đoạt tài sản. Doanh nghiệp cần đối chiếu đồng thời dữ liệu tồn kho, chứng từ, thời điểm, nhân sự, camera và chuỗi giao nhận trước khi đưa ra kết luận. Nếu tình trạng thiếu hàng đã kéo dài nhưng bộ phận nội bộ chưa xác định được nguyên nhân, doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp điều tra thất thoát tài sản doanh nghiệp để đánh giá phạm vi cần xác minh trước khi công khai kiểm tra. Thất thoát hàng hóa trong kho là gì? Thất thoát hàng hóa trong kho là tình trạng số lượng, giá trị hoặc chất lượng hàng hóa thực tế không còn tương ứng với số liệu được ghi nhận trên sổ sách, phần mềm quản lý hoặc chứng từ của doanh nghiệp. Thất thoát không chỉ được hiểu là hàng bị lấy ra khỏi kho trái phép. Tình trạng này còn có thể bao gồm: Hàng đã xuất khỏi kho nhưng không có phiếu xuất hợp lệ. Hàng bị giao thiếu nhưng doanh nghiệp vẫn xác nhận nhận đủ. Hàng tồn trên hệ thống nhưng không thể tìm thấy tại vị trí lưu trữ. Hàng bị đổi sang sản phẩm có chất lượng hoặc giá trị thấp hơn. Hàng bị hư hỏng nhưng không được ghi nhận đúng nguyên nhân. Hàng được khai báo tiêu hủy nhưng thực tế bị đưa ra ngoài tiêu thụ. Hàng trả lại được ghi nhận trên hệ thống nhưng không được nhập lại kho. Hàng bị xuất nhầm, giao nhầm hoặc điều chuyển sai địa điểm. Nguyên vật liệu bị tiêu hao vượt định mức nhưng không có giải trình phù hợp. Trong một số trường hợp, thất thoát xuất phát từ sai sót nghiệp vụ. Tuy nhiên, nếu sai lệch lặp lại theo một quy luật nhất định, doanh nghiệp cần xem xét khả năng có sự lợi dụng quy trình, che giấu chứng từ hoặc thông đồng giữa nhiều bên. Thất thoát có thể xảy ra ở công đoạn nào? Hàng hóa có thể bị thất thoát tại bất kỳ điểm nào trong chuỗi vận hành kho: Đặt hàng và lựa chọn nhà cung cấp. Vận chuyển hàng đến doanh nghiệp. Tiếp nhận và kiểm đếm. Lập phiếu nhập kho. Dán mã và phân loại sản phẩm. Sắp xếp hàng lên kệ. Bảo quản hàng hóa. Điều chuyển giữa các kho hoặc chi nhánh. Soạn hàng theo đơn. Đóng gói và xuất kho. Bàn giao cho tài xế hoặc đơn vị vận chuyển. Tiếp nhận và xử lý hàng trả lại. Xử lý hàng hỏng, hàng hết hạn hoặc hàng tiêu hủy. Do đó, việc chỉ yêu cầu thủ kho giải trình thường chưa đủ để tìm ra nguyên nhân. Người gây ra hoặc che giấu thất thoát có thể thuộc bộ phận mua hàng, kế toán, kinh doanh, vận chuyển, bảo vệ, quản lý chi nhánh hoặc một đơn vị bên ngoài. Khi vụ việc liên quan đồng thời đến nhân viên, nhà cung cấp, tài xế và các hoạt động bên ngoài kho, doanh nghiệp nên tiếp cận theo phạm vi điều tra doanh nghiệp , thay vì chỉ kiểm tra một cá nhân riêng lẻ. Phân biệt thất thoát, hao hụt và sai lệch tồn kho Ba khái niệm này thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng nguyên nhân và cách xử lý không hoàn toàn giống nhau. Hao hụt tự nhiên Hao hụt tự nhiên là phần suy giảm có thể phát sinh do đặc tính của hàng hóa hoặc điều kiện bảo quản, chẳng hạn: Bay hơi. Khô, co ngót hoặc giảm khối lượng. Vỡ vụn trong quá trình vận chuyển. Thay đổi độ ẩm. Hư hỏng trong giới hạn kỹ thuật. Sai số cân đo nằm trong định mức được chấp thuận. Để được xem là hao hụt tự nhiên, doanh nghiệp cần có định mức, phương pháp đo lường và quy trình ghi nhận rõ ràng. Không nên sử dụng lý do “hao hụt tự nhiên” để giải thích cho mọi trường hợp thiếu hàng. Sai lệch do nghiệp vụ Sai lệch nghiệp vụ thường xuất phát từ: Nhập nhầm mã sản phẩm. Nhập sai số lượng. Nhầm đơn vị tính giữa thùng, hộp và sản phẩm. Ghi nhận trùng phiếu nhập. Quên ghi nhận một lần xuất hàng. Điều chuyển hàng nhưng chưa cập nhật hệ thống. Hàng trả lại chưa được nhập kho. Kiểm kê thiếu hoặc đếm trùng. Phần mềm giữa các chi nhánh chưa đồng bộ. Sai sót nghiệp vụ thường có thể truy nguyên khi đối chiếu lại chứng từ, lịch sử thao tác và hàng hóa thực tế. Thất thoát có dấu hiệu bất thường Doanh nghiệp cần thận trọng hơn khi: Sai lệch lặp lại tại cùng một công đoạn. Hàng thiếu chủ yếu là sản phẩm giá trị cao hoặc dễ bán lại. Chứng từ thường xuyên được lập sau thời điểm giao dịch. Dữ liệu bị sửa nhưng không có phê duyệt. Camera mất tín hiệu vào đúng thời điểm hàng ra vào kho. Nhân viên không muốn bàn giao nhiệm vụ cho người khác. Một cá nhân vừa kiểm đếm, nhập liệu, phê duyệt vừa giữ kho. Nhà cung cấp giao thiếu nhiều lần nhưng vẫn được một nhân viên xác nhận đủ. Những biểu hiện trên có thể liên quan đến sai phạm nội bộ. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên mặc định rằng người có biểu hiện bất thường chắc chắn đã gian lận. Các dấu hiệu chỉ có giá trị định hướng để tiếp tục kiểm tra. Theo nội dung về dấu hiệu hành vi gian lận do Hiệp hội các Nhà điều tra gian lận được chứng nhận – ACFE công bố, việc một cá nhân kiểm soát quá mức, không muốn chia sẻ nhiệm vụ hoặc có quan hệ gần gũi bất thường với nhà cung cấp có thể là tín hiệu cần chú ý. Tuy nhiên, ACFE cũng lưu ý rằng những tín hiệu này không tự động chứng minh hành vi gian lận. 15 dấu hiệu thất thoát hàng hóa trong kho 1. Tồn kho thực tế liên tục thấp hơn số liệu trên hệ thống Đây là dấu hiệu dễ nhận biết nhất nhưng cũng thường bị xem nhẹ trong giai đoạn đầu. Ví dụ, phần mềm thể hiện kho còn 1.000 sản phẩm nhưng kiểm kê thực tế chỉ còn 970. Sau khi kế toán điều chỉnh giảm 30 sản phẩm, kỳ kiểm kê tiếp theo lại tiếp tục thiếu thêm một lượng tương tự. Một lần chênh lệch có thể đến từ nhập liệu hoặc kiểm đếm. Tuy nhiên, nếu hàng thực tế liên tục thấp hơn số liệu trên hệ thống, doanh nghiệp phải xác định được: Sai lệch bắt đầu từ thời điểm nào. Những mã hàng nào bị thiếu. Ai đã thực hiện giao dịch gần nhất. Ca làm việc nào phụ trách. Có phiếu nhập, xuất hoặc điều chuyển nào chưa được ghi nhận không. Tài khoản nào đã chỉnh sửa tồn kho. Camera tại thời điểm đó có hoạt động bình thường không. Doanh nghiệp không nên xử lý bằng cách liên tục điều chỉnh tồn kho cho khớp với thực tế. Việc điều chỉnh chỉ giải quyết phần số liệu, không loại bỏ nguyên nhân khiến hàng tiếp tục bị thiếu. Cách kiểm tra nhanh Hãy chọn một thời điểm kiểm kê gần nhất mà số liệu được xác nhận là chính xác. Sau đó, lập danh sách toàn bộ giao dịch nhập, xuất, trả hàng, điều chuyển và điều chỉnh tồn kho phát sinh từ thời điểm đó đến ngày phát hiện sai lệch. Khoảng thời gian này chính là phạm vi đầu tiên cần khoanh vùng. 2. Hàng thiếu tập trung vào một số mã sản phẩm nhất định Nếu sai sót chỉ xảy ra ngẫu nhiên, các mã hàng bị ảnh hưởng thường không có quy luật rõ ràng. Ngược lại, thất thoát có chủ đích thường tập trung vào những sản phẩm: Có giá trị cao. Kích thước nhỏ, dễ cất giấu. Dễ vận chuyển ra ngoài. Dễ bán lại trên thị trường. Không có số serial riêng. Được nhập theo thùng nhưng xuất bán theo sản phẩm. Có nhiều phiên bản gần giống nhau. Khó phân biệt bằng quan sát thông thường. Có tốc độ luân chuyển cao nên khó kiểm soát từng đơn vị. Ví dụ, tổng giá trị tồn kho không giảm quá lớn nhưng một nhóm linh kiện điện tử, mỹ phẩm, phụ tùng, thuốc, vật tư hoặc hàng tiêu dùng có giá trị cao liên tục bị thiếu. Doanh nghiệp cần phân tích theo từng SKU, thay vì chỉ nhìn tổng giá trị hàng hóa toàn kho. Tổng số liệu có thể che khuất việc một nhóm sản phẩm đang bị rút ra với số lượng nhỏ nhưng đều đặn. Cách kiểm tra nhanh Lập bảng theo dõi gồm:
