Thu thập chứng cứ hàng giả để làm việc với luật sư: 7 bước cần biết

Khi phát hiện sản phẩm nghi giả hoặc dấu hiệu xâm phạm thương hiệu, doanh nghiệp cần thu thập những dữ kiện gì để luật sư có thể đánh giá và đề xuất phương án xử lý?

Trước tiên, doanh nghiệp nên xác định sản phẩm nghi vấn, ghi nhận thông tin người bán, lưu dữ liệu giao dịch, bảo quản mẫu hàng, đối chiếu tài liệu và lập hồ sơ theo trình tự thời gian. Mỗi dữ kiện cần thể hiện rõ nguồn gốc, thời điểm, người thu thập và những vấn đề chưa được xác minh.

Tuy nhiên, thu thập được nhiều hình ảnh hoặc tài liệu không đồng nghĩa với việc đã có đủ chứng cứ chứng minh hành vi vi phạm. Giá trị sử dụng của từng tài liệu còn phụ thuộc vào tính xác thực, cách thu thập, mức độ liên quan và quy định pháp luật áp dụng.

Bài viết này hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện 7 bước chuẩn bị hồ sơ hàng giả, kèm checklist, mẫu danh mục dữ kiện và những lưu ý khi phối hợp với luật sư. Nội dung cũng làm rõ vai trò của đơn vị xác minh thực địa như Thám tử An Long trong quá trình hỗ trợ doanh nghiệp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp.

1. Thu thập dữ kiện hàng giả để làm việc với luật sư là gì?

Thu thập dữ kiện hàng giả là quá trình ghi nhận, kiểm tra, đối chiếu và hệ thống hóa thông tin liên quan đến sản phẩm, hoạt động kinh doanh hoặc chủ thể có dấu hiệu vi phạm.

Mục đích là làm rõ những câu hỏi thực tế:

• Sản phẩm nghi vấn đang được bán ở đâu?
• Ai là người hoặc đơn vị trực tiếp kinh doanh?
• Thông tin về giao dịch mua bán có thể kiểm chứng không?
• Sản phẩm có đặc điểm gì khác với hàng chính hãng?
• Những điểm bán có dấu hiệu liên quan với nhau không?
• Cần bổ sung thông tin nào trước khi lựa chọn biện pháp pháp lý?

Dữ kiện ban đầu có thể là hình ảnh sản phẩm, URL gian hàng, thông tin quảng cáo, chứng từ giao dịch, mẫu hàng, địa chỉ điểm bán hoặc những sự kiện được ghi nhận trong phạm vi pháp luật cho phép.

Phân biệt dữ kiện, nguồn chứng cứ và chứng cứ pháp lý

Ba khái niệm này có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau.

Dữ kiện thực tế là thông tin ghi nhận được về một sự việc. Ví dụ: một gian hàng công khai bán sản phẩm mang dấu hiệu tương tự nhãn hiệu của doanh nghiệp.

Nguồn chứng cứ là nơi hoặc hình thức chứa đựng thông tin có thể được xem xét trong thủ tục pháp lý, chẳng hạn tài liệu, dữ liệu điện tử, vật chứng hoặc kết luận giám định.

Chứng cứ trong tố tụng dân sự phải đáp ứng các điều kiện pháp luật tương ứng. Điều 93, 94 và 95 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 quy định về chứng cứ, nguồn chứng cứ và việc xác định chứng cứ.

Tham khảo: Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13 – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

Ví dụ, một ảnh chụp sản phẩm có thể giúp luật sư nhận biết dấu hiệu nghi vấn. Nhưng chỉ riêng ảnh đó thường chưa đủ để xác định người bán thực tế, nguồn gốc hàng hóa, tính chất vi phạm hoặc trách nhiệm của các bên.

Điểm quan trọng: Doanh nghiệp nên tập trung vào việc bảo đảm dữ kiện có nguồn gốc rõ ràng và có thể kiểm tra, thay vì cố gắng kết luận sản phẩm là hàng giả ngay khi mới phát hiện dấu hiệu bất thường.

Hàng giả, hàng nhái và hàng xâm phạm nhãn hiệu có giống nhau không?

Không hoàn toàn giống nhau.

Trong cách nói thông thường, doanh nghiệp thường sử dụng các thuật ngữ hàng giả, hàng nhái hoặc hàng giả thương hiệu. Tuy nhiên, việc xác định hành vi vi phạm cần dựa vào loại hàng hóa, đặc điểm sản phẩm và căn cứ pháp luật cụ thể.

Một số tình huống cần phân biệt:

• Hàng giả về giá trị sử dụng, công dụng hoặc chất lượng: Cần xem xét các tiêu chí pháp luật áp dụng cho loại hàng hóa và có thể cần kiểm nghiệm, giám định.
• Hàng hóa giả mạo nhãn hiệu: Liên quan đến việc sử dụng dấu hiệu nhãn hiệu theo những điều kiện được pháp luật sở hữu trí tuệ quy định.
• Hàng hóa có dấu hiệu xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp: Cần đánh giá quyền được bảo hộ, phạm vi bảo hộ, dấu hiệu sử dụng và các yếu tố pháp lý liên quan.
• Hàng chính hãng bán ngoài hệ thống phân phối: Không mặc nhiên là hàng giả chỉ vì người bán không nằm trong danh sách đại lý chính thức.

Việc xác định đúng bản chất vụ việc giúp doanh nghiệp tránh thu thập sai thông tin hoặc sử dụng biện pháp không phù hợp.

Đối với những nghi vấn liên quan đến quyền nhãn hiệu, doanh nghiệp có thể tham khảo Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ số 131/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/04/2026.

2. Luật sư cần những thông tin gì về vụ việc hàng giả?

Để đánh giá hướng xử lý, luật sư thường cần làm rõ nhiều nhóm thông tin chứ không chỉ xem ảnh chụp sản phẩm.

2.1. Tài liệu chứng minh quyền của doanh nghiệp

Tùy bản chất vụ việc, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Văn bằng bảo hộ nhãn hiệu hoặc tài liệu chứng minh quyền hợp pháp phù hợp.
• Thông tin chủ sở hữu, người được chuyển giao hoặc được phép sử dụng quyền.
• Danh mục sản phẩm, dịch vụ và phạm vi bảo hộ liên quan.
• Hình ảnh, mẫu hoặc thông số nhận diện của sản phẩm chính hãng.
• Tài liệu về bao bì, nhãn mác, kiểu dáng hoặc những quyền khác có liên quan.
• Giấy ủy quyền hoặc tài liệu chứng minh tư cách làm việc, nếu người yêu cầu không trực tiếp là chủ thể quyền.

Không phải mọi trường hợp đều cần cùng một loại giấy tờ. Luật sư cần xác định quyền cụ thể đang được yêu cầu bảo vệ.

2.2. Thông tin về sản phẩm nghi vấn

Đây là nhóm dữ kiện giúp xác định chính xác đối tượng cần đánh giá.

Thông tin nên ghi nhận gồm:

• Tên sản phẩm, dòng sản phẩm và quy cách đóng gói.
• Mã sản phẩm, số lô, số serial hoặc QR nếu có.
• Hình ảnh tổng thể, nhãn, bao bì và dấu hiệu nhận diện.
• Giá bán và các nội dung quảng cáo liên quan.
• Đặc điểm khác biệt so với mẫu chính hãng.
• Nguồn và thời điểm doanh nghiệp tiếp cận mẫu.

Doanh nghiệp nên ghi nhận cả những chi tiết giống và khác nhau, thay vì chỉ chọn các hình ảnh củng cố nghi ngờ ban đầu.

2.3. Thông tin người bán và điểm kinh doanh

Luật sư có thể cần xác định ai đang trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh và các dữ kiện nào liên hệ chủ thể đó với sản phẩm nghi vấn.

Thông tin phù hợp có thể bao gồm tên cửa hàng, tên gian hàng, URL, địa chỉ công khai, nội dung quảng cáo, thông tin đơn hàng và địa điểm giao nhận thể hiện qua giao dịch.

Cần phân biệt:

• Tên hiển thị của gian hàng với chủ thể kinh doanh đã được xác minh.
• Địa chỉ người gửi hàng với địa điểm sản xuất.
• Đơn vị vận chuyển với bên bán hoặc bên cung cấp sản phẩm.
• Thông tin do người bán tự công bố với thông tin đã được đối chiếu.

Một mã vận đơn không tự động chứng minh người gửi là nhà sản xuất. Tương tự, nhiều gian hàng cùng sử dụng hình ảnh sản phẩm chưa đủ để kết luận chúng có chung một nguồn cung.

2.4. Tài liệu liên quan đến giao dịch

Nếu doanh nghiệp đã mua sản phẩm nghi vấn, nên chuẩn bị thông tin đơn hàng, chứng từ thanh toán, hóa đơn hoặc biên nhận nếu có, dữ liệu giao nhận và tình trạng hàng khi nhận.

Các tài liệu này có thể giúp làm rõ mối liên hệ giữa giao dịch thực tế với sản phẩm được bảo quản.

2.5. Tài liệu về ảnh hưởng và thiệt hại

Nếu doanh nghiệp dự kiến yêu cầu bồi thường, luật sư có thể đề nghị bổ sung dữ liệu kinh doanh, khiếu nại khách hàng, chi phí khắc phục, doanh thu hoặc tài liệu khác liên quan.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt thiệt hại có thể đã phát sinh với thiệt hại đã có cơ sở chứng minh và xác định mức độ.

Không nên tự ước lượng thiệt hại rồi trình bày như một khoản tiền chắc chắn được bồi thường.

3. Quy trình 7 bước thu thập chứng cứ hàng giả để làm việc với luật sư

Không có một quy trình duy nhất áp dụng cho mọi loại hàng hóa và mọi phương án xử lý. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể sử dụng trình tự bảy bước dưới đây để tổ chức thông tin ban đầu.

Bước 1: Xác định quyền cần bảo vệ và mục tiêu thu thập

Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần xác định mình đang nghi ngờ vấn đề gì.

Ví dụ:

• Một gian hàng đang sử dụng dấu hiệu giống nhãn hiệu đã được bảo hộ.
• Sản phẩm có bao bì tương tự sản phẩm chính hãng nhưng chất lượng khác thường.
• Nhiều điểm bán xuất hiện sản phẩm nghi vấn cùng thời điểm.
• Một nguồn hàng chưa rõ đang cung cấp sản phẩm cho các cửa hàng.
• Người tiêu dùng phản ánh đã mua sản phẩm nghi giả.

Mỗi vấn đề có thể đòi hỏi một nhóm dữ kiện khác nhau.

Doanh nghiệp nên viết mục tiêu thành câu hỏi cụ thể, chẳng hạn:

“Cần xác định ba gian hàng đang bán sản phẩm nghi vấn có thông tin giao dịch, điểm giao nhận hoặc nguồn cung nào có thể kiểm chứng.”

Câu hỏi này giúp giới hạn phạm vi, thời gian và chi phí xác minh.

Đối với những vụ việc phức tạp, nên trao đổi sớm với luật sư để xác định tài liệu cần ưu tiên và những dữ kiện có nguy cơ bị thay đổi hoặc mất đi.

Bước 2: Ghi nhận thông tin gian hàng và điểm bán nghi vấn

Nếu sản phẩm được rao bán công khai trên website, sàn thương mại điện tử hoặc mạng xã hội, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những thông tin được phép tiếp cận.

Nên ghi nhận:

1. Địa chỉ URL của trang sản phẩm hoặc gian hàng.
2. Tên gian hàng, tên tài khoản và thông tin hiển thị công khai.
3. Tên sản phẩm, giá, nội dung mô tả và hình ảnh quảng cáo.
4. Thời điểm truy cập và ghi nhận.
5. Các thông tin về người bán, địa điểm hoặc chính sách giao hàng được công bố.
6. Dữ liệu thể hiện sản phẩm nghi vấn và dấu hiệu cần đối chiếu.

Cách lưu thông tin nên thực hiện:

• Lưu ảnh chụp màn hình đầy đủ ngữ cảnh.
• Ghi rõ đường dẫn gốc và thời gian truy cập.
• Giữ bản gốc của ảnh, video hoặc tệp xuất ra.
• Ghi chú nội dung nào do người bán công bố.
• Lưu lại các phiên bản thay đổi nếu phát hiện thông tin công khai đã được chỉnh sửa.

Nếu sản phẩm được bán tại cửa hàng vật lý, có thể ghi nhận địa chỉ, thời gian, biển hiệu và những thông tin quan sát được trong phạm vi phù hợp.

Không tự ý xâm nhập kho hàng, khu vực riêng tư hoặc truy cập tài khoản của người khác.

Lưu ý: Ảnh chụp màn hình phản ánh thông tin hiển thị tại một thời điểm. Ảnh không tự động chứng minh giao dịch đã diễn ra hoặc người đứng tên tài khoản chính là chủ thể thực tế của toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Bước 3: Mua và ghi nhận mẫu sản phẩm nghi vấn khi phù hợp

Mua mẫu có thể là một cách để doanh nghiệp có sản phẩm thực tế phục vụ việc đối chiếu. Tuy nhiên, trước khi tiến hành, cần cân nhắc tính hợp pháp, mức độ cần thiết và phương án bảo quản.

Nếu thực hiện giao dịch, doanh nghiệp nên lưu:

• Trang đặt hàng và thông tin sản phẩm tại thời điểm mua.
• Mã đơn hàng, số lượng và giá thanh toán.
• Chứng từ thanh toán phù hợp.
• Mã vận đơn và thông tin giao hàng thể hiện trên chứng từ.
• Tình trạng bao bì, niêm phong và kiện hàng khi nhận.
• Hình ảnh, video ghi nhận quá trình tiếp nhận hoặc mở kiện nếu phù hợp.
• Mẫu sản phẩm và những tài liệu đi kèm.

Một số trường hợp cần bảo quản nguyên trạng bao bì hoặc tình trạng niêm phong phục vụ việc đánh giá sau này. Vì vậy, doanh nghiệp nên trao đổi với luật sư hoặc đơn vị chuyên môn về cách tiếp nhận và xử lý mẫu, đặc biệt với sản phẩm có yêu cầu bảo quản riêng.

Không nên trộn lẫn mẫu nghi vấn từ nhiều giao dịch. Mỗi mẫu cần có mã nhận diện riêng và thông tin liên kết với đơn hàng tương ứng.

Ví dụ:

• Mẫu HG-001 liên quan đến đơn hàng DH-001.
• Mẫu HG-002 liên quan đến đơn hàng DH-002.

Mã số này chỉ nhằm quản lý nội bộ; bản thân việc gắn mã không làm phát sinh giá trị chứng cứ pháp lý.

Bước 4: Bảo quản mẫu vật và dữ liệu gốc

Một bộ hồ sơ có thể gặp khó khăn khi sử dụng nếu sản phẩm và tài liệu đã bị thay đổi, thất lạc hoặc không còn xác định được nguồn.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng hồ sơ lưu giữ riêng cho từng mẫu.

Đối với mẫu vật:

• Ghi mã nhận diện và ngày tiếp nhận.
• Chụp ảnh tình trạng khi nhận.
• Lưu bao bì, tem, nhãn hoặc tài liệu đi kèm nếu có liên quan.
• Ghi nhận người chịu trách nhiệm lưu giữ.
• Hạn chế các thao tác làm thay đổi tình trạng mẫu không cần thiết.
• Ghi lại mỗi lần mẫu được chuyển cho cá nhân hoặc đơn vị khác.

Đối với dữ liệu điện tử:

• Giữ tệp gốc khi có thể.
• Không chỉnh sửa hoặc ghi đè lên bản lưu gốc.
• Tách bản gốc và bản phục vụ phân tích.
• Lưu thông tin về nguồn, thời điểm và người ghi nhận.
• Quản lý quyền truy cập và lịch sử chuyển giao tài liệu.

Với hồ sơ điện tử có yêu cầu kiểm soát chặt, có thể cân nhắc sử dụng mã băm kiểm tra tính toàn vẹn, chẳng hạn SHA-256, như một biện pháp kỹ thuật bổ trợ. Mã băm không tự chứng minh tính hợp pháp hoặc độ tin cậy của nguồn dữ liệu.

Bước 5: Đối chiếu sản phẩm và xác định nội dung cần đánh giá chuyên môn

Sau khi có mẫu nghi vấn, doanh nghiệp có thể tổ chức đối chiếu với mẫu hoặc tài liệu chính hãng phù hợp.

Nội dung so sánh có thể bao gồm:

Bảng đối chiếu nên mô tả khách quan, không tự động chuyển một điểm khác biệt thành kết luận hàng giả.

Ví dụ, việc mã sản phẩm không tra cứu được có thể do dữ liệu chưa cập nhật, mã thuộc thị trường khác hoặc những nguyên nhân cần kiểm tra thêm.

Nếu việc xác định tính chất sản phẩm cần chuyên môn về chất lượng, thành phần, công dụng hoặc yếu tố xâm phạm quyền, luật sư có thể đề xuất kiểm nghiệm, giám định hoặc phương án chuyên môn khác.

Đơn vị xác minh thực địa không thay thế tổ chức giám định hoặc cơ quan có thẩm quyền đưa ra kết luận về hành vi vi phạm.

Bước 6: Sắp xếp dữ kiện thành bộ hồ sơ có timeline

Đây là một bước đặc biệt hữu ích khi làm việc với luật sư.

Thay vì gửi hàng chục tệp ảnh, video và tài liệu rời rạc, doanh nghiệp nên lập một bản tóm tắt diễn biến theo trình tự thời gian.

Mỗi sự kiện cần trả lời:

• Xảy ra khi nào?
• Liên quan đến địa điểm hoặc gian hàng nào?
• Dữ kiện nào được ghi nhận?
• Tài liệu nào hỗ trợ cho sự kiện?
• Thông tin đã được xác minh đến đâu?
• Vấn đề nào vẫn chưa rõ?

Một cấu trúc hồ sơ có thể gồm:

Phần A – Thông tin tổng quan: Doanh nghiệp, quyền liên quan, sản phẩm và mục tiêu xử lý.

Phần B – Danh mục chủ thể, gian hàng và điểm bán: Các đầu mối đã ghi nhận, nguồn thông tin và trạng thái xác minh.

Phần C – Timeline: Những sự kiện được sắp xếp theo ngày, giờ, địa điểm và mã tài liệu liên quan.

Phần D – Mẫu vật và dữ liệu giao dịch: Mã mẫu, đơn hàng, chứng từ, thông tin giao nhận và tình trạng bảo quản.

Phần E – Kết quả đối chiếu: Nội dung có cơ sở, điểm còn mâu thuẫn và những vấn đề cần đánh giá chuyên môn.

Phần F – Danh mục dữ kiện còn thiếu: Những đầu việc luật sư hoặc doanh nghiệp có thể cân nhắc bổ sung.

Một báo cáo tốt không phải báo cáo có nhiều trang nhất, mà là báo cáo giúp người đọc truy ngược được nguồn thông tin và hiểu rõ giới hạn của kết quả.

Bước 7: Bàn giao hồ sơ và thống nhất đầu việc tiếp theo với luật sư

Trước khi chuyển tài liệu, doanh nghiệp nên xác định người được phép tiếp nhận, phương thức gửi phù hợp và phạm vi chia sẻ.

Bộ hồ sơ có thể được bàn giao theo cấu trúc:

1. Tóm tắt vụ việc và mục tiêu cần tư vấn.
2. Danh mục tài liệu, mẫu vật kèm mã nhận diện.
3. Timeline sự kiện.
4. Các dữ kiện đã được đối chiếu.
5. Các thông tin chỉ mới là dấu hiệu nghi vấn.
6. Những tài liệu còn thiếu hoặc chưa xác định được nguồn.
7. Danh sách câu hỏi cần luật sư đánh giá.

Doanh nghiệp cũng nên cung cấp thông tin về nguồn gốc và quá trình lưu giữ từng tài liệu, nhất là khi dữ liệu đã qua nhiều người tiếp nhận.

Sau khi xem xét, luật sư có thể đề xuất bổ sung dữ kiện, giám định, lập vi bằng, làm việc với nền tảng thương mại điện tử, gửi yêu cầu phù hợp đến cơ quan có thẩm quyền hoặc lựa chọn phương án khác.

Không nên tự gửi thông báo cáo buộc hoặc công khai danh tính người bị nghi ngờ chỉ dựa trên những tài liệu chưa đủ cơ sở. Trong một số trường hợp, thông báo thiếu chuẩn bị còn có thể làm dữ kiện biến mất hoặc ảnh hưởng đến phương án xử lý. Thời điểm và nội dung liên hệ nên được luật sư đánh giá.

4. Checklist hồ sơ hàng giả trước khi gửi cho luật sư

Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng kiểm dưới đây để xác định tài liệu hiện có và những hạng mục cần bổ sung.

Đây là checklist tổ chức hồ sơ ban đầu, không phải danh mục tài liệu bắt buộc cho mọi thủ tục. Từng vụ việc có thể cần những tài liệu, hình thức xác nhận hoặc điều kiện bổ sung khác.

Cách phân loại dữ kiện để luật sư dễ sử dụng

Ngoài việc đánh dấu có hoặc thiếu tài liệu, doanh nghiệp nên phân loại thông tin theo ba trạng thái:

Nhóm 1 – Dữ kiện đã đối chiếu được: Có nguồn và cơ sở xác minh phù hợp với nội dung đang mô tả. Ví dụ, doanh nghiệp lưu được chứng từ và sản phẩm liên quan đến một giao dịch cụ thể.

Nhóm 2 – Dữ kiện chưa đủ cơ sở: Thông tin có thể hữu ích nhưng vẫn thiếu bước kiểm tra. Ví dụ, hai gian hàng có cùng ảnh quảng cáo nhưng chưa xác định được chúng có liên hệ kinh doanh hay không.

Nhóm 3 – Nội dung cần đánh giá chuyên môn: Những câu hỏi vượt ngoài phạm vi quan sát thông thường, chẳng hạn sản phẩm có đáp ứng tiêu chí pháp lý của hàng giả hay không hoặc hành vi có xâm phạm quyền nhãn hiệu không.

Cách phân loại này giúp giảm nguy cơ nhầm lẫn giữa sự kiện thực tế, suy đoán và kết luận chuyên môn.

5. Mẫu danh mục dữ kiện hàng giả bàn giao cho luật sư

Để minh họa, giả sử doanh nghiệp có một mẫu sản phẩm được mua từ gian hàng trực tuyến.

Doanh nghiệp có thể lập bản ghi theo cấu trúc sau:

Mẫu trên hoàn toàn giả định, không phải hồ sơ khách hàng thực tế của Thám tử An Long.

Năm tiêu chí kiểm tra chất lượng một dữ kiện

Để hồ sơ có giá trị sử dụng thực tế, doanh nghiệp có thể đánh giá từng dữ kiện theo năm câu hỏi:

1. Nguồn gốc: Có biết thông tin đến từ đâu và ai là người ghi nhận không?

2. Thời điểm: Có thể xác định thời gian ghi nhận hoặc phát sinh sự kiện không?

3. Tính liên quan: Thông tin đó chứng minh hoặc giúp làm rõ vấn đề cụ thể nào?

4. Tính toàn vẹn: Tài liệu, mẫu vật có được lưu giữ đủ để kiểm tra sự thay đổi không?

5. Mức độ xác minh: Nội dung là sự kiện đã đối chiếu, thông tin bên thứ ba cung cấp hay chỉ là nghi vấn?

Đây là khung rà soát thực hành để chuẩn bị hồ sơ, không phải bộ tiêu chí pháp lý thay thế quy định về chứng cứ.

Áp dụng năm câu hỏi trên có thể giúp doanh nghiệp phát hiện sớm những lỗ hổng trước khi chuyển hồ sơ cho luật sư.

6. Khi nào cần lập vi bằng, kiểm nghiệm hoặc giám định hàng giả?

Không phải mọi vụ việc đều cần thực hiện đồng thời các công việc này. Việc lựa chọn phụ thuộc mục tiêu chứng minh và đặc điểm sản phẩm.

Khi nào nên cân nhắc lập vi bằng?

Nếu thông tin có nguy cơ nhanh chóng thay đổi hoặc bị xóa, chẳng hạn nội dung rao bán công khai trên website, luật sư có thể cân nhắc việc lập vi bằng trong phạm vi pháp luật cho phép.

Theo Điều 36 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, vi bằng do Thừa phát lại lập để ghi nhận sự kiện, hành vi có thật theo phạm vi và điều kiện luật định. Vi bằng là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét trong các trường hợp phù hợp.

Vi bằng không thay thế văn bản công chứng, chứng thực hoặc tự động chứng minh mọi nhận định của người yêu cầu lập vi bằng.

Tham khảo: Nghị định 08/2020/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại.

Khi nào cần kiểm nghiệm sản phẩm?

Kiểm nghiệm có thể cần thiết nếu vấn đề liên quan đến thành phần, chất lượng, công dụng hoặc chỉ tiêu kỹ thuật của hàng hóa.

Ví dụ, một sản phẩm nghi vấn có bao bì giống hàng chính hãng nhưng thành phần bên trong cần được kiểm tra bằng phương pháp chuyên môn.

Doanh nghiệp nên xác định tiêu chí cần kiểm nghiệm, yêu cầu lấy mẫu và đơn vị có năng lực phù hợp, thay vì gửi mẫu đi kiểm tra một cách chung chung.

Khi nào cần giám định liên quan đến sở hữu trí tuệ?

Khi vụ việc liên quan đến nhãn hiệu hoặc quyền sở hữu trí tuệ khác, luật sư có thể đề xuất hoạt động giám định phù hợp để hỗ trợ đánh giá yếu tố chuyên môn.

Cần phân biệt hoạt động giám định với quyết định xác định hành vi vi phạm và trách nhiệm pháp lý của cơ quan có thẩm quyền.

Báo cáo xác minh thực địa có thay thế vi bằng hoặc kết luận giám định không?

Không.

Báo cáo xác minh thực địa có thể tổng hợp thông tin từ nguồn công khai, dữ kiện quan sát được, giao dịch phù hợp, hình ảnh và các nội dung đã đối chiếu.

Báo cáo này hỗ trợ doanh nghiệp và luật sư hiểu rõ tình trạng thực tế, nhưng không tự động có giá trị tương đương vi bằng, kết luận giám định hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Nếu cần thêm thông tin về điểm bán hoặc hoạt động giao nhận, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ điều tra hàng giả và xâm phạm thương hiệu của Thám tử An Long.

7. Tình huống minh họa: Doanh nghiệp phát hiện gian hàng nghi bán sản phẩm giả mạo nhãn hiệu

Giả sử Công ty A sở hữu một nhãn hiệu đang được bảo hộ cho nhóm sản phẩm liên quan.

Bộ phận chăm sóc khách hàng phát hiện một gian hàng trực tuyến sử dụng dấu hiệu giống nhãn hiệu của doanh nghiệp, trong khi sản phẩm có một số chi tiết bao bì bất thường.

Doanh nghiệp muốn làm việc với luật sư nhưng chưa có đủ thông tin.

Giai đoạn 1: Hồ sơ chỉ có ảnh chụp màn hình

Doanh nghiệp lưu được ba ảnh quảng cáo và đường dẫn gian hàng.

Tại thời điểm này, thông tin chỉ cho thấy có hoạt động giới thiệu sản phẩm trên một gian hàng nhất định. Chưa đủ để khẳng định người bán đã thực hiện giao dịch, mẫu sản phẩm có tính chất hàng giả hoặc bên nào chịu trách nhiệm.

Giai đoạn 2: Ghi nhận giao dịch và mẫu hàng

Sau khi đánh giá phương án phù hợp, doanh nghiệp thực hiện giao dịch mua mẫu và lưu các thông tin liên quan.

Bộ dữ kiện được bổ sung:

• Thông tin gian hàng tại thời điểm đặt mua.
• Mã đơn hàng và chứng từ thanh toán.
• Dữ liệu giao nhận.
• Hình ảnh tình trạng kiện và sản phẩm.
• Mẫu hàng được quản lý theo mã nhận diện riêng.

Các tài liệu này giúp tạo mối liên hệ rõ hơn giữa gian hàng, giao dịch và sản phẩm thực tế.

Giai đoạn 3: Xuất hiện thêm đầu mối cần xác minh

Trong quá trình kiểm tra dữ kiện, doanh nghiệp nhận thấy một điểm bán khác sử dụng hình ảnh và mô tả sản phẩm tương tự.

Doanh nghiệp không nên lập tức kết luận hai điểm bán có chung nguồn hàng.

Thay vào đó, có thể lập danh mục các dấu hiệu trùng lặp và yêu cầu xác minh những thông tin có thể kiểm chứng phù hợp.

Giai đoạn 4: Chuẩn bị hồ sơ gửi luật sư

Bộ hồ sơ gồm:

1. Tài liệu liên quan đến quyền nhãn hiệu.
2. Danh mục hai gian hàng và nguồn ghi nhận.
3. Hồ sơ giao dịch mua mẫu.
4. Mẫu sản phẩm và biên bản quản lý nội bộ.
5. Bảng đối chiếu với sản phẩm chính hãng.
6. Timeline sự kiện.
7. Những vấn đề chưa được xác minh.
8. Danh sách câu hỏi pháp lý.

Từ đó, luật sư có thể đánh giá thông tin hiện có và đề xuất việc bổ sung tài liệu, giám định, bảo toàn chứng cứ hoặc lựa chọn biện pháp xử lý phù hợp.

Bài học của tình huống: Giá trị của bộ hồ sơ không nằm ở việc doanh nghiệp đã khẳng định được ai vi phạm, mà ở khả năng trình bày rõ sự kiện, nguồn thông tin, tài liệu liên quan và các khoảng trống cần làm rõ.

Tình huống trên là ví dụ mô phỏng phương pháp tổ chức hồ sơ, không phản ánh một vụ việc thực tế của An Long.

8. Những sai lầm thường gặp khi thu thập chứng cứ hàng giả

Chỉ lưu ảnh sản phẩm mà không ghi nguồn

Ảnh tách khỏi URL, thời điểm, người ghi nhận và bối cảnh có thể gây khó khăn khi xác định xuất xứ thông tin.

Nên làm: Giữ dữ liệu gốc và lập ghi chú đi kèm nguồn, thời gian và nội dung liên quan.

Mua mẫu nhưng làm thất lạc dữ liệu giao dịch

Một mẫu hàng không còn gắn được với đơn hàng hoặc quá trình giao nhận có thể khó xác định mối liên hệ với người bán.

Nên làm: Sử dụng mã liên kết giữa mẫu, đơn hàng, chứng từ và hồ sơ lưu giữ.

Tự kết luận sản phẩm là hàng giả

Bao bì bất thường, giá thấp hoặc mã sản phẩm không tra cứu được chỉ có thể là dấu hiệu ban đầu.

Nên làm: Ghi nhận sự khác biệt khách quan, sau đó xác định nội dung cần đánh giá chuyên môn hoặc pháp lý.

Chỉnh sửa hoặc chỉ giữ phiên bản đã xử lý của tệp

Cắt ghép, chú thích hoặc chỉnh sửa ảnh có thể làm mất ngữ cảnh ban đầu nếu không còn bản gốc để đối chiếu.

Nên làm: Giữ bản gốc riêng và đánh dấu rõ phiên bản phục vụ trình bày, phân tích.

Thu thập thông tin bằng phương thức trái pháp luật

Việc tự ý truy cập tài khoản riêng tư, xâm nhập kho hàng, lấy dữ liệu cá nhân trái phép hoặc dàn dựng tình huống có thể tạo thêm rủi ro pháp lý.

Nên làm: Xác định mục tiêu chính đáng, nguồn thông tin và phương pháp phù hợp; chuyển các công việc thuộc thẩm quyền nhà nước cho cơ quan có chức năng.

Thu thập tràn lan mà không xác định vấn đề cần chứng minh

Doanh nghiệp có thể tốn nhiều nguồn lực để thu thập thông tin không liên quan đến phương án xử lý.

Nên làm: Thống nhất câu hỏi cần làm rõ với luật sư, xác định đầu mối ưu tiên và chỉ mở rộng phạm vi khi có cơ sở.

Công khai cáo buộc quá sớm

Việc đăng tải thông tin khẳng định một cá nhân hoặc doanh nghiệp bán hàng giả khi chưa có cơ sở đầy đủ có thể dẫn đến tranh chấp và ảnh hưởng đến việc xử lý tiếp theo.

Nên làm: Trao đổi với luật sư về nội dung, đối tượng, thời điểm và phương thức thông báo.

9. Thám tử An Long có thể hỗ trợ doanh nghiệp thu thập dữ kiện hàng giả như thế nào?

Trong một số vụ việc, doanh nghiệp đã có hồ sơ pháp lý về nhãn hiệu nhưng thiếu thông tin thực tế về nơi bán, hoạt động giao nhận hoặc những đầu mối kinh doanh liên quan.

Thám tử An Long hỗ trợ doanh nghiệp xác minh và hệ thống hóa dữ kiện theo phạm vi công việc được đánh giá, thống nhất trước.

Xác minh thông tin điểm bán và gian hàng

Tùy điều kiện cụ thể, phạm vi có thể tập trung vào:

• Đối chiếu thông tin gian hàng công khai.
• Ghi nhận hoạt động kinh doanh tại địa điểm phù hợp.
• Kiểm tra tính nhất quán của địa chỉ hoặc thông tin người bán được công bố.
• Tổng hợp dữ kiện liên quan đến sản phẩm nghi vấn.
• Phân loại thông tin đã ghi nhận và nội dung chưa đủ cơ sở.

Xác minh đầu mối giao nhận và nguồn cung trong phạm vi phù hợp

Nếu dữ kiện ban đầu cho thấy cần tìm hiểu thêm về các đầu mối kinh doanh, An Long có thể đánh giá tính khả thi của việc xác minh thông tin liên quan.

Việc thực hiện phải tuân thủ giới hạn về quyền tiếp cận, quyền riêng tư và phương pháp được phép sử dụng.

Không phải trường hợp nào cũng có thể xác định nhà sản xuất, toàn bộ chuỗi cung ứng hoặc chủ thể cuối cùng đứng sau các giao dịch.

Lập báo cáo theo dữ kiện thực tế

Tùy thỏa thuận và kết quả thực hiện, hồ sơ bàn giao có thể bao gồm:

• Nhật ký sự kiện theo ngày, giờ.
• Timeline theo địa điểm.
• Thông tin thực địa.
• Hình ảnh hoặc video trong phạm vi phù hợp.
• Dữ kiện được xác minh, đối chiếu.
• Danh mục đầu mối và mối liên hệ có cơ sở ghi nhận.
• Báo cáo tổng hợp hoặc báo cáo PDF.
• Danh mục nội dung chưa thể xác minh.

Báo cáo cần phân biệt rõ thông tin khách hàng cung cấp, kết quả ghi nhận thực tế, dữ kiện đã được kiểm tra và nội dung chỉ mới là nghi vấn.

Phối hợp theo đầu bài của luật sư hoặc bộ phận pháp chế

Đối với doanh nghiệp đã có luật sư phụ trách, phạm vi xác minh có thể được xây dựng dựa trên những câu hỏi thực tế cần bổ sung dữ kiện.

Ví dụ:

• Một địa chỉ bán hàng có hoạt động thực tế không?
• Thông tin giao nhận hiện có cho thấy những đầu mối nào cần đối chiếu?
• Hai điểm bán có dữ kiện liên quan nào có thể kiểm chứng?
• Nội dung công khai đang thay đổi như thế nào?
• Những sự kiện nào cần ghi nhận theo thời gian?

An Long không thay thế luật sư trong việc xác định quyền, đánh giá hành vi vi phạm hoặc lựa chọn thủ tục pháp lý.

Quy trình làm việc và nguyên tắc bảo mật

An Long áp dụng quy trình 6 bước: tiếp nhận bảo mật, đánh giá tính khả thi, đề xuất phương án và báo giá, xác nhận thỏa thuận, triển khai – cập nhật, bàn giao báo cáo và hỗ trợ.

Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình làm việc và bàn giao báo cáo của Thám tử An Long.

Nguyên tắc hoạt động được xác định gồm:

• Chỉ tiếp nhận yêu cầu có mục đích phù hợp và phương pháp hợp pháp.
• Bảo mật theo cam kết và phạm vi thỏa thuận.
• Báo cáo trung thực theo kết quả thực tế.
• Đánh giá tính khả thi trước khi triển khai.
• Không cam kết trước một kết quả chưa xảy ra.
• Thống nhất chi phí và điều kiện phát sinh trước khi thực hiện.

Dữ liệu vụ việc cần được bàn giao cho đúng người được chỉ định và xử lý theo thỏa thuận cùng quy định pháp luật áp dụng.

Xem thêm: Chính sách bảo mật thông tin của Thám tử An Long.

10. Những quy định pháp luật cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ hàng giả

Việc xử lý sản xuất, kinh doanh hàng giả hoặc xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ có thể liên quan đến nhiều nhóm quy định khác nhau.

Về quyền sở hữu trí tuệ: Luật Sở hữu trí tuệ và các văn bản sửa đổi, bổ sung là căn cứ quan trọng để đánh giá quyền, phạm vi bảo hộ và những hành vi có liên quan.

Về xử phạt trong lĩnh vực sở hữu công nghiệp: Nghị định 186/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 15/07/2026, sửa đổi, bổ sung một số quy định của Nghị định 99/2013/NĐ-CP.

Tham khảo: Nghị định 186/2026/NĐ-CP – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

Về hoạt động thương mại và hàng giả: Nghị định 98/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, trong đó có Nghị định 24/2025/NĐ-CP, liên quan đến xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả và các lĩnh vực được nghị định điều chỉnh.

Về tài liệu, chứng cứ trong tranh chấp dân sự: Bộ luật Tố tụng dân sự quy định nguồn chứng cứ, việc xác định chứng cứ và các nội dung liên quan đến giao nộp, đánh giá chứng cứ.

Về bảo vệ dữ liệu cá nhân: Việc thu thập hoặc xử lý thông tin liên quan đến cá nhân cần tuân thủ các quy định áp dụng, bao gồm Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

Không nên mặc định mọi vụ việc hàng giả đều có cùng cơ quan giải quyết, cùng chế tài hoặc cùng quy trình xử lý. Hướng hành chính, dân sự, hình sự hoặc những phương án khác cần được xác định theo tình tiết và căn cứ pháp luật thực tế.

11. Câu hỏi thường gặp về thu thập chứng cứ hàng giả

12. Kết luận: Nên bắt đầu từ dữ kiện có thể kiểm tra, không phải kết luận có sẵn

Khi phát hiện dấu hiệu hàng giả hoặc xâm phạm thương hiệu, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ một cách có hệ thống trước khi làm việc với luật sư.

Quy trình nên bắt đầu bằng việc xác định quyền và mục tiêu, ghi nhận nguồn bán, lưu dữ liệu giao dịch, bảo quản mẫu, đối chiếu thông tin, lập timeline và bàn giao các tài liệu có nguồn gốc rõ ràng.

Ba nguyên tắc cần ghi nhớ là:

1. Ghi nhận trung thực: Phân biệt điều đã được kiểm tra với dấu hiệu nghi vấn.
2. Bảo toàn nguồn dữ liệu: Giữ tài liệu gốc, ghi rõ lịch sử lưu giữ và chuyển giao.
3. Phân định đúng vai trò: Đơn vị xác minh cung cấp dữ kiện trong phạm vi phù hợp; luật sư và các chủ thể có thẩm quyền thực hiện đánh giá chuyên môn, pháp lý tương ứng.

Một bộ hồ sơ được tổ chức tốt giúp luật sư dễ nhận biết những gì đã có, những gì còn thiếu và những việc cần ưu tiên tiếp theo.

Cần xác minh điểm bán hoặc dữ kiện hàng giả trước khi làm việc với luật sư?

Nếu doanh nghiệp đang phát hiện sản phẩm nghi vấn, gian hàng có dấu hiệu bất thường hoặc chưa xác định được thông tin thực tế của các đầu mối kinh doanh, Thám tử An Long có thể tiếp nhận yêu cầu đánh giá tính khả thi.

Doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị sơ bộ:

• Loại sản phẩm hoặc thương hiệu liên quan.
• Mô tả vấn đề đang gặp.
• Gian hàng hoặc khu vực cần xác minh.
• Những dữ kiện ban đầu hiện có.
• Mục tiêu cần làm rõ và thời hạn dự kiến.

Bạn chưa cần gửi toàn bộ hồ sơ trong lần liên hệ đầu tiên. Không gửi mật khẩu, mã OTP, dữ liệu đăng nhập hoặc tài liệu đặc biệt nhạy cảm khi chưa có hướng dẫn phù hợp.

THÁM TỬ AN LONG

Công ty TNHH Cung Cấp Thông Tin An Long

Hotline/Zalo: 0383 091 328

Email: thamtuanlong@gmail.com

Website: https://thamtuanlong.com

Tiếp nhận yêu cầu: 24/7, bao gồm cuối tuần và ngày lễ.

Xác minh hợp pháp – Bảo mật theo cam kết – Hỗ trợ 24/7.

Tìm hiểu thêm về dịch vụ điều tra hàng giả & xâm phạm thương hiệu để xác định phạm vi và sản phẩm báo cáo có thể phù hợp với vụ việc.

Nguồn tham khảo và căn cứ pháp lý

1. Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13 – Quy định liên quan đến chứng cứ và nguồn chứng cứ.
2. Luật số 131/2025/QH15 – Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ; hiệu lực 01/04/2026.
3. Nghị định 186/2026/NĐ-CP – Sửa đổi, bổ sung các quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực sở hữu công nghiệp; hiệu lực 15/07/2026.
4. Nghị định 24/2025/NĐ-CP – Sửa đổi, bổ sung quy định liên quan đến Nghị định 98/2020/NĐ-CP.
5. Nghị định 08/2020/NĐ-CP – Tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại, bao gồm quy định về vi bằng.
6. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 – Hiệu lực 01/01/2026.

Thông tin biên soạn

• Tác giả: Nguyễn Anh Tuấn
• Kiểm duyệt nội dung: Phạm Anh Duy
• Đơn vị: Thám tử An Long – Công ty TNHH Cung Cấp Thông Tin An Long
• Ngày cập nhật nội dung: 12/10/2026

Lưu ý: Bài viết cung cấp hướng dẫn chung về cách ghi nhận và tổ chức dữ kiện phục vụ việc trao đổi với luật sư. Nội dung không thay thế tư vấn pháp lý, kết luận giám định hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong từng vụ việc cụ thể.